[發(fā)明專利]一種用于文檔加密的郵件收發(fā)系統(tǒng)與方法

有效

• 申請?zhí)枺?/td>: 202110267763.2
• 申請日: 2021-03-12
• 公開（公告）號: CN112884446B
• 公開（公告）日: 2023-06-23
• 發(fā)明（設(shè)計）人: 馮高華
• 申請（專利權(quán)）人: 馮高華
• 主分類號: G06Q10/10
• 分類號: G06Q10/10;G06Q10/107;G06F21/60
• 代理公司: 寧波市鄞州盛飛專利代理事務(wù)所(特殊普通合伙) 33243
• 代理人: 龍洋

本發(fā)明公開了一種用于文檔加密的郵件收發(fā)系統(tǒng)與方法，涉及文檔管理領(lǐng)域，主要包括：工作模塊在員工端發(fā)送員工郵件時生成郵件發(fā)送請求；郵箱模塊根據(jù)郵件發(fā)送請求生成解密指令和配對指令，并在接收客戶郵箱地址發(fā)送的客戶郵件時生成加密指令和配對指令；加密模塊加密客戶郵件、員工端和管理端的本地文件，并根據(jù)解密指令解密員工郵件，根據(jù)加密指令加密客戶郵件；郵箱模塊根據(jù)配對指令獲取工作郵箱地址與客戶郵箱地址的匹配關(guān)系，并將解密后的員工郵件以工作郵箱地址發(fā)送至匹配的客戶郵箱地址，將加密后的客戶郵件下發(fā)至匹配的工作模塊。本發(fā)明保證了文檔的安全性，杜絕文檔保密管理過程中的人為漏洞，避免了無關(guān)人員獲取到項目文件信息。

技術(shù)領(lǐng)域

本發(fā)明涉及文檔管理領(lǐng)域，具體涉及一種用于文檔加密的郵件收發(fā)系統(tǒng)與方法。

背景技術(shù)

現(xiàn)有的企業(yè)管理運行中，計對于文件的管理需配備專門的資料員進行文檔的收集、分類整理、存儲、加密解密管理，管理的有序需基于管理員與全體員工的積極配合與正確操作，因此整體效果較差，管理質(zhì)量低下。同時當(dāng)員工需要外發(fā)相關(guān)文檔時，需管理員根據(jù)權(quán)限將相關(guān)文檔解密發(fā)送給員工或由管理員外發(fā)。但在將文檔解密發(fā)送給員工之后和管理員自己掌握解密文檔后，很難保證文檔的保密性，極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄漏的風(fēng)險。同時，聘請專業(yè)的資料員進行文檔管理也需要付出相當(dāng)大的工資成本，承擔(dān)管理員職業(yè)操守風(fēng)險。

還有一點需要注意的是，現(xiàn)有的文檔管理只有在員工自行將項目最終文檔提交或者上級領(lǐng)導(dǎo)問詢的時候才能了解到項目的完成情況，在日常工作的時候上級領(lǐng)導(dǎo)無法直觀的了解項目的進展情況。員工工作能力和工作態(tài)度只有在項目階段性總結(jié)及領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真深入考察時才能暴露，因此領(lǐng)導(dǎo)無法及時掌握每一個員工的真實工作狀態(tài)，也難以在不同員工中進行量化的工作質(zhì)量對比。

發(fā)明內(nèi)容

為了實現(xiàn)企業(yè)管理中對于郵件收發(fā)時的文檔保密性，本發(fā)明提出了一種用于文檔加密的郵件收發(fā)系統(tǒng)，包括員工端、管理端、郵箱模塊、加密模塊以及與員工端相匹配的工作模塊，所述工作模塊匹配有一個工作郵箱地址，其中：

工作模塊用于在員工端發(fā)送員工郵件時生成郵件發(fā)送請求；

郵箱模塊用于根據(jù)郵件發(fā)送請求生成解密指令和配對指令，并在接收客戶郵箱地址發(fā)送的客戶郵件時生成加密指令和配對指令；

加密模塊用于加密客戶郵件、員工端和管理端的本地文件，并根據(jù)解密指令解密員工郵件，根據(jù)加密指令加密客戶郵件；

郵箱模塊還用于根據(jù)配對指令獲取工作郵箱地址與客戶郵箱地址的匹配關(guān)系，并將解密后的員工郵件以工作郵箱地址發(fā)送至匹配的客戶郵箱地址，將加密后的客戶郵件下發(fā)至匹配的工作模塊。

進一步地，所述工作模塊中含有以項目的時間節(jié)點作為劃分節(jié)點的項目階段信息，所述郵箱模塊在接收到配對指令后根據(jù)項目階段信息匹配工作郵箱地址和客戶郵箱地址。

進一步地，所述加密模塊還用于接收到管理端和員工端的文件查閱請求時，提供與工作模塊中項目階段信息相同的文件的查閱權(quán)限。

進一步地，所述管理端還包括審核單元，用于接收郵件發(fā)送請求，并通知管理端進行員工郵件審核，在審核通過后將郵件發(fā)送請求轉(zhuǎn)發(fā)至郵箱模塊，否則，駁回郵件發(fā)送請求。

進一步地，若工作模塊的工作郵箱地址接收到未與之配對的客戶郵箱地址發(fā)送的客戶郵件，根據(jù)管理端對客戶郵件中內(nèi)容的判斷，將客戶郵件分配至相應(yīng)工作模塊中。

本發(fā)明還提出了一種用于文檔加密的郵件收發(fā)方法，包括員工端、管理端、郵箱模塊、加密模塊以及與員工端相匹配的工作模塊，所述工作模塊匹配有一個工作郵箱地址，其中，

接收到工作模塊發(fā)送員工郵件的郵件發(fā)送請求時，

A1：根據(jù)郵件發(fā)送請求調(diào)用郵箱模塊生成解密指令、配對指令；

A2：根據(jù)解密指令調(diào)用加密模塊解密員工郵件；