[發(fā)明專利]一種高效的電子檔案管理方法和系統(tǒng)

在審

• 申請?zhí)枺?/td>: 202011107158.0
• 申請日: 2020-10-16
• 公開（公告）號: CN112182326A
• 公開（公告）日: 2021-01-05
• 發(fā)明（設(shè)計）人: 葛瑞利;楊培強(qiáng);周秀強(qiáng)
• 申請（專利權(quán)）人: 山東浪潮商用系統(tǒng)有限公司
• 主分類號: G06F16/93
• 分類號: G06F16/93;G06Q50/26
• 代理公司: 濟(jì)南信達(dá)專利事務(wù)所有限公司 37100
• 代理人: 陳婷婷

本發(fā)明公開了一種高效的電子檔案管理方法和系統(tǒng)，屬于網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)領(lǐng)域，客戶填報業(yè)務(wù)評審需要的關(guān)鍵信息并提交業(yè)務(wù)申報紙質(zhì)資料；業(yè)務(wù)人員根據(jù)需要將紙質(zhì)資料進(jìn)行分類，通過粘貼業(yè)務(wù)條碼對資料類別進(jìn)行標(biāo)識，并將業(yè)務(wù)條碼和資料類別信息維護(hù)到系統(tǒng)；掃描所述紙質(zhì)材料，系統(tǒng)自動識別業(yè)務(wù)條碼，從而實現(xiàn)影像資料批量掃描上傳到系統(tǒng)，管理人員通過系統(tǒng)對所述影像資料進(jìn)行管理維護(hù)。本發(fā)明能夠有效提高線上業(yè)務(wù)辦理效率，縮短整體業(yè)務(wù)辦理時間，提高線上辦事效率，大大減輕檔案管理人員的工作壓力。

技術(shù)領(lǐng)域

本發(fā)明涉及網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)領(lǐng)域，具體涉及一種高效的電子檔案管理方法和系統(tǒng)。

背景技術(shù)

隨著數(shù)字化社會的不斷發(fā)展，越來越多有檔案管理需求的單位通過采用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案維護(hù)。為滿足紙質(zhì)檔案電子信息化需求，幫助政府企業(yè)建立獨立的檔案電子數(shù)據(jù)庫，完善檔案資料管理系統(tǒng)，解決紙質(zhì)文件管理難，查詢難，分享難的問題。近年來隨著我國電子政務(wù)發(fā)展迅速，國家大力推進(jìn)政務(wù)信息化建設(shè)，原有的檔案工作模式，服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足信息化條件下檔案室的工作需求，檔案資料的信息化建設(shè)、管理就迫在眉睫。

發(fā)明內(nèi)容

本發(fā)明的技術(shù)任務(wù)是提供一種高效的電子檔案管理方法和系統(tǒng)，通過有效的電子檔案管理，能夠有效提高線上業(yè)務(wù)辦理效率，縮短整體業(yè)務(wù)辦理時間，提高線上辦事效率。

本發(fā)明解決其技術(shù)問題所采用的技術(shù)方案是：

一種高效的電子檔案管理方法，客戶填報業(yè)務(wù)評審需要的關(guān)鍵信息并提交業(yè)務(wù)申報紙質(zhì)資料；

業(yè)務(wù)人員根據(jù)需要將紙質(zhì)資料進(jìn)行分類，通過粘貼業(yè)務(wù)條碼對資料類別進(jìn)行標(biāo)識，并將業(yè)務(wù)條碼和資料類別信息維護(hù)到系統(tǒng)；

掃描所述紙質(zhì)材料，系統(tǒng)自動識別業(yè)務(wù)條碼，從而實現(xiàn)影像資料批量掃描上傳到系統(tǒng)，管理人員通過系統(tǒng)對所述影像資料進(jìn)行管理維護(hù)。

通過該方法可以實現(xiàn)紙質(zhì)資料的批量上傳，且對紙質(zhì)資料進(jìn)行標(biāo)簽分類，上傳時自動識別分類，自動進(jìn)行批量掃描，有利于資質(zhì)資料掃描后的整理和歸類，大大降低電子檔案系統(tǒng)管理人員的工作量，提高工作效率，有利于紙質(zhì)資料電子化的有序管理。

優(yōu)選的，該方法包括紙質(zhì)資料提交、資料分類、影像采集、影像審核以及影像管理。基于紙質(zhì)資料的提交進(jìn)行資料分類，在資料分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行影像采集，實現(xiàn)批量掃描，自動識別紙質(zhì)資料分類，自動歸類；工作人員對上傳的弟子影響資料進(jìn)行審核，進(jìn)一步確保其歸類準(zhǔn)確；在此基礎(chǔ)上進(jìn)行電子檔案的歸檔和借閱管理。

進(jìn)一步的，所述影像管理包括影像裝包和影像歸檔，

以及借閱管理，即對借閱申請進(jìn)行借閱審批，審批通過后進(jìn)行檔案拆封和檔案借出，借閱人歸還后，由檔案管理員進(jìn)行檔案歸還管理。

審核人員對上傳的影像資料審核完成后，對其進(jìn)行打包，實現(xiàn)影像裝包，進(jìn)而進(jìn)行影響歸檔管理。對于歸檔后的影像資料可供借閱，在接收到借閱申請時，管理人員進(jìn)行借閱審批，對于審批通過的借閱申請，進(jìn)行檔案拆封；將借閱人請求的資料借出，并在借閱人歸還后，重新審核并執(zhí)行上述的打包歸檔管理。

進(jìn)一步的，該方法的具體實現(xiàn)方式如下：

1)、根據(jù)業(yè)務(wù)需要將紙質(zhì)資料分成資料大類、資料小類和資料類別；

2)、業(yè)務(wù)人員受理業(yè)務(wù)，客戶填報業(yè)務(wù)評審需要的關(guān)鍵信息，同時，將業(yè)務(wù)申報紙質(zhì)資料提供給業(yè)務(wù)人員；業(yè)務(wù)人員通過粘貼業(yè)務(wù)條碼對影像資料類別進(jìn)行標(biāo)識；

3)、業(yè)務(wù)人員將業(yè)務(wù)條碼與影像資料類別信息維護(hù)到系統(tǒng)；

4)、業(yè)務(wù)人員將紙質(zhì)資料進(jìn)行采集，系統(tǒng)自動識別業(yè)務(wù)條碼，實現(xiàn)影像資料批量掃描上傳；

5)、審核人員對掃描的電子影像材料進(jìn)行核對并進(jìn)行歸檔；