[發明專利]一種高效的電子檔案管理方法和系統

在審

• 申請號: 202011107158.0
• 申請日: 2020-10-16
• 公開（公告）號: CN112182326A
• 公開（公告）日: 2021-01-05
• 發明（設計）人: 葛瑞利;楊培強;周秀強
• 申請（專利權）人: 山東浪潮商用系統有限公司
• 主分類號: G06F16/93
• 分類號: G06F16/93;G06Q50/26
• 代理公司: 濟南信達專利事務所有限公司 37100
• 代理人: 陳婷婷

1.一種高效的電子檔案管理方法，其特征在于客戶填報業務評審需要的關鍵信息并提交業務申報紙質資料；

業務人員根據需要將紙質資料進行分類，通過粘貼業務條碼對資料類別進行標識，并將業務條碼和資料類別信息維護到系統；

掃描所述紙質材料，系統自動識別業務條碼，從而實現影像資料批量掃描上傳到系統，管理人員通過系統對所述影像資料進行管理維護。

2.根據權利要求1所述的一種高效的電子檔案管理方法，其特征在于包括紙質資料提交、資料分類、影像采集、影像審核以及影像管理。

3.根據權利要求2所述的一種高效的電子檔案管理方法，其特征在于所述影像管理包括影像裝包和影像歸檔，

以及借閱管理，即對借閱申請進行借閱審批，審批通過后進行檔案拆封和檔案借出，借閱人歸還后，由檔案管理員進行檔案歸還管理。

4.根據權利要求1或2所述的一種高效的電子檔案管理方法，其特征在于該方法的具體實現方式如下：

1)、根據業務需要將紙質資料分成資料大類、資料小類和資料類別；

2)、業務人員受理業務，客戶填報業務評審需要的關鍵信息，同時，將業務申報紙質資料提供給業務人員；業務人員通過粘貼業務條碼對影像資料類別進行標識；

3)、業務人員將業務條碼與影像資料類別信息維護到系統；

4)、業務人員將紙質資料進行采集，系統自動識別業務條碼，實現影像資料批量掃描上傳；

5)、審核人員對掃描的電子影像材料進行核對并進行歸檔；

6)、業務人員通過電子檔案系統進行借閱申請業務。

5.根據權利要求4所述的一種高效的電子檔案管理方法，其特征在于業務人員將每一類紙質材料進行粘貼業務條碼。

6.根據權利要求1或2所述的一種高效的電子檔案管理方法，其特征在于使用掃描儀掃描采集影像資料，掃描儀每掃描到有業務條碼的紙質材料時，自動識別業務條碼并帶出資料類別，直到所有紙質材料掃描完成。

7.一種高效的電子檔案管理系統，其特征在于包括資料收集模塊、影像采集模塊和影像管理模塊；

資料收集模塊用于收集客戶填報業務評審需要的關鍵信息以及提交的業務申報紙質資料，并進行分類，通過粘貼業務條碼對資料類別進行標識，并將業務條碼和資料類別信息維護到系統；

影像采集模塊用于掃描所述紙質材料，系統自動識別業務條碼，從而實現影像資料批量掃描上傳到系統；

影像管理模塊用于對上傳的影像資料進行審核、歸檔以及檔案借閱管理。

8.根據權利要求7所述的一種高效的電子檔案管理系統，其特征在于所述資料收集模塊包括

根據業務需要將紙質資料分成資料大類、資料小類和資料類別；

業務人員受理業務，通過粘貼業務條碼對資料類別進行標識；

業務人員將業務條碼與影像資料類別信息維護到系統。

9.根據權利要求7所述的一種高效的電子檔案管理系統，其特征在于所述影像采集模塊使用掃描儀掃描采集影像資料，掃描儀每掃描到有業務條碼的紙質材料時，自動識別業務條碼并帶出資料類別，直到所有紙質材料掃描完成。

10.根據權利要求7或8或9所述的一種高效的電子檔案管理系統，其特征在于影像管理模塊包括影像裝包、影像歸檔和借閱管理，

管理人員對借閱申請進行借閱審批，審批通過后進行檔案拆封和檔案借出，借閱人歸還后，由檔案管理員進行檔案歸還管理。