[發(fā)明專利]一種檔案電子化智能管理系統(tǒng)及方法

在審

• 申請?zhí)枺?/td>: 201910958930.0
• 申請日: 2019-10-10
• 公開（公告）號: CN110852699A
• 公開（公告）日: 2020-02-28
• 發(fā)明（設(shè)計）人: 龍錦益;肖汕;蔡秋雯
• 申請（專利權(quán)）人: 暨南大學(xué)
• 主分類號: G06Q10/10
• 分類號: G06Q10/10;G06F16/16;G06K9/00
• 代理公司: 廣州市華學(xué)知識產(chǎn)權(quán)代理有限公司 44245
• 代理人: 李斌

本發(fā)明公開了一種檔案電子化智能管理系統(tǒng)及方法，該系統(tǒng)包括項目管理模塊、設(shè)置員工信息和員工權(quán)限的員工管理模塊、獲取打卡時間并設(shè)置考勤規(guī)則的考勤管理模塊、按照設(shè)定的工作流程執(zhí)行多種任務(wù)處理的工作信息實時獲取模塊，以及對檔案工作管理情況進行監(jiān)控的監(jiān)控分析模塊；項目管理模塊包括項目信息定義單元和項目信息管理單元，項目信息定義單元根據(jù)不同的檔案進行不同的分類管理以及個性化著錄字段定義，并且通過設(shè)置工作流程規(guī)定工作周期，并設(shè)定圖片存儲路徑以及圖片存儲格式；項目信息管理單元對已定義的項目信息進行查詢、修改、刪除。本發(fā)明實現(xiàn)了檔案的自定義流程管理和OCR圖片識別處理，提高工作效率，節(jié)約管理成本。

技術(shù)領(lǐng)域

本發(fā)明涉及數(shù)據(jù)數(shù)字化處理和歸檔技術(shù)領(lǐng)域，具體涉及一種檔案電子化智能管理系統(tǒng)及方法。

背景技術(shù)

隨著電子信息化社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用滲透到各行各業(yè)，許多領(lǐng)域業(yè)務(wù)活動正在逐步實現(xiàn)電子化、無紙化，電子文件覆蓋面和產(chǎn)生速度非常驚人。但是目前的管理情況還是非常的不成熟：對電子文件管理的作用認識不足，管理目標(biāo)不明確；電子文件只在物理載體上保存，沒有保證真實、完整、可用的系統(tǒng)；存儲格式、元數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、不規(guī)范，電子文件形成、歸檔分段管理，電子文件全程管理不銜接；形式化單一，只側(cè)重于信息管理，缺少對人力資源的管理。

綜上所述，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會的檔案管理工作。檔案管理電子化智能處理的優(yōu)勢已日益突顯，成為了社會發(fā)展的必然趨勢。

發(fā)明內(nèi)容

為了克服現(xiàn)有技術(shù)存在的缺陷與不足，本發(fā)明提供一種檔案電子化智能管理系統(tǒng)及方法，該管理系統(tǒng)更智能更自動，不僅為一些檔案記錄較多的管理部門提供便捷的檔案管理服務(wù)，還提供了人事管理服務(wù)，在能夠提高檔案管理效率的同時也能有效地提高人事管理效率，節(jié)約管理成本，并且加入工作流和OCR圖片識別自動處理技術(shù)，解決了檔案管理流程混亂、檔案陳舊破損、丟失，以及圖片識別后的人工糾偏問題。

為了達到上述目的，本發(fā)明采用以下技術(shù)方案：

本發(fā)明提供一種檔案電子化智能管理系統(tǒng)，包括：項目管理模塊、員工管理模塊、考勤管理模塊、工作信息實時獲取模塊和監(jiān)控分析模塊；

所述項目管理模塊包括項目信息定義單元和項目信息管理單元；

所述項目信息定義單元用于根據(jù)不同檔案類型、不同歸檔方式、不同年限的檔案進行不同的分類管理以及個性化著錄字段定義，并且通過設(shè)置工作流程規(guī)定工作周期，并設(shè)定圖片存儲路徑以及圖片存儲格式；

所述項目信息管理單元用于對已定義的項目信息進行查詢、修改、刪除；

所述員工管理模塊用于對員工信息和員工權(quán)限進行設(shè)置；

所述考勤管理模塊用于獲取打卡時間，并設(shè)置考勤規(guī)則進行計算；

所述工作實時獲取模塊用于根據(jù)員工權(quán)限不同，員工獲取的工作任務(wù)不同，按照設(shè)定的工作流程執(zhí)行多種任務(wù)處理；

所述監(jiān)控分析模塊用于對檔案工作管理情況進行實時監(jiān)控，匯總檔案完成數(shù)據(jù)進行計算。

作為優(yōu)選的技術(shù)方案，所述項目信息定義單元包括項目字段定義子單元、案卷字段定義子單元、文件字段定義子單元、工作流程定義子單元、圖片存儲路徑定義子單元和圖片生成格式定義子單元；

所述項目字段定義子單元、案卷字段定義子單元和文件字段定義子單元用于根據(jù)歸檔方式為項目、案卷或文件時，進行相應(yīng)的字段定義；

所述工作流程定義子單元用于設(shè)置檔案記錄規(guī)則，設(shè)置工作流程的首尾流程，并定義中間工作流程，將預(yù)設(shè)后的工作流程存儲至數(shù)據(jù)庫。

作為優(yōu)選的技術(shù)方案，所述員工管理模塊包括員工信息查詢單元、員工信息添加單元、員工信息修改單元、員工信息刪除單元和員工權(quán)限設(shè)置單元，根據(jù)預(yù)設(shè)的工作流程設(shè)置員工的任務(wù)權(quán)限。