[發(fā)明專利]一種檔案電子化智能管理系統(tǒng)及方法

在審

• 申請(qǐng)?zhí)枺?/td>: 201910958930.0
• 申請(qǐng)日: 2019-10-10
• 公開(kāi)（公告）號(hào): CN110852699A
• 公開(kāi)（公告）日: 2020-02-28
• 發(fā)明（設(shè)計(jì)）人: 龍錦益;肖汕;蔡秋雯
• 申請(qǐng)（專利權(quán)）人: 暨南大學(xué)
• 主分類號(hào): G06Q10/10
• 分類號(hào): G06Q10/10;G06F16/16;G06K9/00
• 代理公司: 廣州市華學(xué)知識(shí)產(chǎn)權(quán)代理有限公司 44245
• 代理人: 李斌

1.一種檔案電子化智能管理系統(tǒng)，其特征在于，包括：項(xiàng)目管理模塊、員工管理模塊、考勤管理模塊、工作信息實(shí)時(shí)獲取模塊和監(jiān)控分析模塊；

所述項(xiàng)目管理模塊包括項(xiàng)目信息定義單元和項(xiàng)目信息管理單元；

所述項(xiàng)目信息定義單元用于根據(jù)不同檔案類型、不同歸檔方式、不同年限的檔案進(jìn)行不同的分類管理以及個(gè)性化著錄字段定義，并且通過(guò)設(shè)置工作流程規(guī)定工作周期，并設(shè)定圖片存儲(chǔ)路徑以及圖片存儲(chǔ)格式；

所述項(xiàng)目信息管理單元用于對(duì)已定義的項(xiàng)目信息進(jìn)行查詢、修改、刪除；

所述員工管理模塊用于對(duì)員工信息和員工權(quán)限進(jìn)行設(shè)置；

所述考勤管理模塊用于獲取打卡時(shí)間，并設(shè)置考勤規(guī)則進(jìn)行計(jì)算；

所述工作實(shí)時(shí)獲取模塊用于根據(jù)員工權(quán)限不同，員工獲取的工作任務(wù)不同，按照設(shè)定的工作流程執(zhí)行多種任務(wù)處理；

所述監(jiān)控分析模塊用于對(duì)檔案工作管理情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，匯總檔案完成數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。

2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的檔案電子化智能管理系統(tǒng)，其特征在于，所述項(xiàng)目信息定義單元包括項(xiàng)目字段定義子單元、案卷字段定義子單元、文件字段定義子單元、工作流程定義子單元、圖片存儲(chǔ)路徑定義子單元和圖片生成格式定義子單元；

所述項(xiàng)目字段定義子單元、案卷字段定義子單元和文件字段定義子單元用于根據(jù)歸檔方式為項(xiàng)目、案卷或文件時(shí)，進(jìn)行相應(yīng)的字段定義；所述工作流程定義子單元用于設(shè)置檔案記錄規(guī)則，設(shè)置工作流程的首尾流程，并定義中間工作流程，將預(yù)設(shè)后的工作流程存儲(chǔ)至數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的檔案電子化智能管理系統(tǒng)，其特征在于，所述員工管理模塊包括員工信息查詢單元、員工信息添加單元、員工信息修改單元、員工信息刪除單元和員工權(quán)限設(shè)置單元，根據(jù)預(yù)設(shè)的工作流程設(shè)置員工的任務(wù)權(quán)限。

4.根據(jù)權(quán)利要求1所述的檔案電子化智能管理系統(tǒng)，其特征在于，所述考勤管理模塊包括應(yīng)打卡時(shí)間設(shè)置單元、實(shí)際打卡記錄單元、考勤規(guī)則設(shè)定單元和考勤信息管理單元；

所述實(shí)際打卡記錄單元用于根據(jù)應(yīng)打卡時(shí)間進(jìn)行打卡時(shí)間記錄，根據(jù)設(shè)定的考勤規(guī)則，自動(dòng)計(jì)算出每個(gè)員工的考勤數(shù)據(jù)；所述考勤信息管理單元用于對(duì)已打卡記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除。

5.根據(jù)權(quán)利要求1所述的檔案電子化智能管理系統(tǒng)，其特征在于，所述工作信息實(shí)時(shí)獲取模塊包括檔案領(lǐng)取單元和歸還記錄單元，以及編碼單元、拆分記錄單元、著錄單元、掃描處理單元、圖片處理單元、掛接單元、質(zhì)檢單元或還原記錄單元中的任意一種或者多種，多個(gè)工作任務(wù)并行時(shí)，采用緩沖池進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸；

所述檔案領(lǐng)取單元用于生成檔案領(lǐng)取交接單和檔案領(lǐng)取確認(rèn)單，獲取相關(guān)的檔案信息；

所述歸還記錄單元用于記錄檔案歸還是否完成；

所述編碼單元用于根據(jù)不同批次的檔案，自動(dòng)生成檔案的批次號(hào)；

所述拆分記錄單元用于記錄領(lǐng)取的檔案的拆分結(jié)果，生成拆分后的加工流轉(zhuǎn)單；

所述著錄單元用于根據(jù)不同類型的檔案劃分為項(xiàng)目著錄、案卷著錄、文件著錄；

所述掃描處理單元用于通過(guò)掃描儀將檔案以圖片方式存儲(chǔ)到服務(wù)器，并進(jìn)行偏移旋轉(zhuǎn)、圖片統(tǒng)一化命名初步處理；

所述圖片處理單元用于將掃描儀所掃描得到的圖像，進(jìn)行自動(dòng)糾偏、旋轉(zhuǎn)、裁剪、去除黑邊后，以及OCR圖片識(shí)別，將圖片轉(zhuǎn)換為文字，并將處理好的圖片以PDF文件格式導(dǎo)出，若有錯(cuò)誤，生成圖片處理問(wèn)題確認(rèn)單；

所述掛接單元用于將掃描后的圖片和已著錄的檔案目錄進(jìn)行匹配掛接，所述掛接是根據(jù)掃描后的圖片和輸入的項(xiàng)目信息進(jìn)行匹配，生成對(duì)應(yīng)項(xiàng)目在服務(wù)器中的完整信息；

所述質(zhì)檢單元用于對(duì)檔案目錄掛接和圖片處理的質(zhì)檢，確認(rèn)系統(tǒng)自動(dòng)生成的檔案目錄與實(shí)際中的檔案目錄是否匹配，以及檢查目錄中的檔案圖片與實(shí)際檔案是否匹配；

所述還原記錄單元用于記錄對(duì)應(yīng)批次的檔案工作是否裝訂還原完成。