[發明專利]一種基于BPM的園區檔案管理方法和系統

在審

• 申請號: 201810660901.1
• 申請日: 2018-06-25
• 公開（公告）號: CN109146394A
• 公開（公告）日: 2019-01-04
• 發明（設計）人: 焦玉梅;韓合梅;許彥華;陶宏杰
• 申請（專利權）人: 魯西化工集團股份有限公司
• 主分類號: G06Q10/10
• 分類號: G06Q10/10
• 代理公司: 濟南圣達知識產權代理有限公司 37221
• 代理人: 李琳

本發明公開了一種基于BPM的園區檔案管理方法和系統，包括證照到期預警、文件資料移交和檔案查、借閱及歸還預警；所述證照到期預警包括設置提前提醒天數，根據提前提醒天數發送短信至通知人，并同時啟動證照到期預警子流程至指定聯系人，由指定聯系人進行后續換證工作安排；所述文件資料移交包括建立檔案移交節點，根據檔案移交節點對檔案進行分類移交；所述檔案查、借閱及歸還預警包括發起檔案查、借閱申請，根據申請表信息添加檔案預返還時間，根據預返還時間發送相應短信進行提醒。本申請結合BPM對園區檔案進行管理，用以解決現有人工管理證照檔案極易發生紕漏的問題。

技術領域

本發明涉及檔案信息管理技術領域，具體涉及一種基于BPM的園區檔案管理方法和系統。

背景技術

隨著公司下屬法人單位越來越多，相關的證照檔案也逐漸增多，給檔案的有效管理帶來困難。

目前，園區對于檔案的管理在流程上大多采用人工進行，沒有形成信息化管理，不僅管理成本高，同時面對公司多、證照多的情況，檔案管理人員極易造成疏忽，使得有些公司在證照到期后，無法及時進行通知，易造成相關證照的漏檢，影響公司相關業務的開展。

發明內容

為了解決現有技術的不足，本發明設計了一種基于BPM的園區檔案管理方法和系統，用以解決現有人工管理證照檔案極易發生紕漏的問題。

為了實現上述目的，本發明的技術方案如下：

一種基于BPM的園區檔案管理方法，包括證照到期預警、文件資料移交和檔案查、借閱及歸還預警；

所述證照到期預警包括設置提前提醒天數，根據提前提醒天數發送短信至通知人，并同時啟動證照到期預警子流程至指定聯系人，由指定聯系人進行后續換證工作安排；

所述文件資料移交包括建立檔案移交節點，根據檔案移交節點對檔案進行分類移交；

所述檔案查、借閱及歸還預警包括發起檔案查、借閱申請，根據申請表信息添加檔案預返還時間，根據預返還時間發送相應短信進行提醒。

進一步的，所述證照到期預警中，對現有檔案通過追加記錄進行維護，維護信息包括公司名稱、證照名稱、有效開始日期、有效結束日期、通知人員和提前提醒天數。

進一步的，所述證照到期預警子流程包括：通知指定聯系人，由指定聯系人安排經辦人辦理換證手續，手續完成后，在證照到期預警子流程中進行信息更新，并提交至檔案管理部門進行到期預警更新。

進一步的，所述園區檔案管理方法還包括，當公司執照信息變更后，BPM流程節點鏈接到指定聯系人，啟動相應的公司執照信息變更子流程，對涉及部門或人員進行提醒，通知相關部門對涉及本單位的證照內容進行相應變更。

進一步的，所述檔案移交節點包括發起人、發起人部門領導、檔案辦領導和檔案管理員；

所述檔案包括科技類檔案、文書類檔案、會計類檔案、人事類檔案和其它類檔案。

進一步的，所述檔案查、借閱具體包括：由借閱人發起申請，經借閱人領導審批，到檔案辦辦理借閱手續，申請表中需填寫信息包括檔案類型、查借閱原因、借閱時間、借閱內容和預返還時間。

進一步的，所述檔案歸還預警具體包括：

在預返還時間當天給借閱人發送提醒短信，當子表包含多條借閱記錄時，同一個借閱人只發送一條短信。

一種基于BPM的園區檔案管理系統，包括：

信息管理數據庫，被配置為存儲證照信息，對證照信息進行及時維護及更新；

短信發送模塊，被配置為根據證照信息發送提醒短信至相關人員；