[發明專利]一種基于BPM的園區檔案管理方法和系統

在審

• 申請號: 201810660901.1
• 申請日: 2018-06-25
• 公開（公告）號: CN109146394A
• 公開（公告）日: 2019-01-04
• 發明（設計）人: 焦玉梅;韓合梅;許彥華;陶宏杰
• 申請（專利權）人: 魯西化工集團股份有限公司
• 主分類號: G06Q10/10
• 分類號: G06Q10/10
• 代理公司: 濟南圣達知識產權代理有限公司 37221
• 代理人: 李琳

1.一種基于BPM的園區檔案管理方法，其特征在于：包括證照到期預警、文件資料移交和檔案查、借閱及歸還預警；

所述證照到期預警包括設置提前提醒天數，根據提前提醒天數發送短信至通知人，并同時啟動證照到期預警子流程至指定聯系人，由指定聯系人進行后續換證工作安排；；

所述文件資料移交包括建立檔案移交節點，根據檔案移交節點對檔案進行分類移交；

所述檔案查、借閱及歸還預警包括發起檔案查、借閱申請，根據申請表信息添加檔案預返還時間，根據預返還時間發送相應短信進行提醒。

2.如權利要求1所述的一種基于BPM的園區檔案管理方法，其特征在于，所述證照到期預警中，對現有檔案通過追加記錄進行維護，維護信息包括公司名稱、證照名稱、有效開始日期、有效結束日期、通知人員和提前提醒天數。

3.如權利要求1所述的一種基于BPM的園區檔案管理方法，其特征在于，所述證照到期預警子流程包括：通知指定聯系人，由指定聯系人安排經辦人辦理換證手續，手續完成后，在證照到期預警子流程中進行信息更新，并提交至檔案管理部門進行到期預警更新。

4.如權利要求1所述的一種基于BPM的園區檔案管理方法，其特征在于，所述園區檔案管理方法還包括，當公司執照信息變更后，BPM流程節點鏈接到指定聯系人，啟動相應的公司執照信息變更子流程，對涉及部門或人員進行提醒，通知相關部門對涉及本單位的證照內容進行相應變更。

5.如權利要求1所述的一種基于BPM的園區檔案管理方法，其特征在于，所述檔案移交節點包括發起人、發起人部門領導、檔案辦領導和檔案管理員；

所述檔案包括科技類檔案、文書類檔案、會計類檔案、人事類檔案和其它類檔案。

6.如權利要求1所述的一種基于BPM的園區檔案管理方法，其特征在于，所述檔案查、借閱具體包括：由借閱人發起申請，經借閱人領導審批，到檔案辦辦理借閱手續，申請表中需填寫信息包括檔案類型、查借閱原因、借閱時間、借閱內容和預返還時間。

7.如權利要求1所述的一種基于BPM的園區檔案管理方法，其特征在于，所述檔案歸還預警具體包括：

在預返還時間當天給借閱人發送提醒短信，當子表包含多條借閱記錄時，同一個借閱人只發送一條短信。

8.一種基于BPM的園區檔案管理系統，包括：

信息管理數據庫，被配置為存儲證照信息，對證照信息進行及時維護及更新；

短信發送模塊，被配置為根據證照信息發送提醒短信至相關人員；

子流程啟動模塊，被配置為根據證照信息鏈接到指定聯系人，由指定聯系人安排后續流程的啟動進行；

檔案移交管理模塊，被配置根據檔案移交節點進行檔案分類移交管理。

9.如權利要求8所述的一種基于BPM的園區檔案管理系統，其特征在于，所述提醒短信包括證照到期天數提醒和檔案借閱歸還提醒。

10.如權利要求8所述的一種基于BPM的園區檔案管理系統，其特征在于，所述子流程包括證照到期預警子流程和公司執照信息變更子流程；

所述檔案移交節點包括發起人、發起人部門領導、檔案辦領導和檔案管理員。