[發明專利]一種基于智能手機應用的會議管理方法及系統

在審

• 申請號: 201810498468.6
• 申請日: 2018-05-23
• 公開（公告）號: CN108376437A
• 公開（公告）日: 2018-08-07
• 發明（設計）人: 李楷三
• 申請（專利權）人: 清華大學
• 主分類號: G07C9/00
• 分類號: G07C9/00;G07C1/10;G01C21/20
• 代理公司: 北京天奇智新知識產權代理有限公司 11340
• 代理人: 李家恒

本發明涉及電子信息技術領域，尤其是一種基于智能手機應用的會議管理方法。人員管理，參會者通過智能手機完成注冊登記并獲得唯一的二維碼有效憑證；會場管理，通過二維碼進行身份認證，如通過認證，則控制擺閘門自動開關，同時記錄進入和離開會場人員并統計人數；虛擬導航，參會者通過手機開啟會議虛擬導航系統，輸入本人所在位置及目標會議室，系統即可提示相關路徑；信息管理，對各種數據統計、生成電子通訊錄及會議資訊推送。本發明使會議組織者和參會者之間信息高效傳遞、參會者到會情況及時獲取、會場管理更加井然有序，提高會議信息化服務能力。

技術領域

本發明涉及電子信息技術領域，尤其是一種基于智能手機應用的會議管理方法及系統。

背景技術

當前，人們需要學習、交流與合作的需求越來越高，各種學術會議、教育培訓和技能培訓也越來越頻繁，日程長、規模大、參會人數眾多、分會場多、會場地點分散、會議資料多、內容特別重要的學術會議和培訓班非常常見，這種中、大型的會議或培訓經常出現統計困難、統計數據不準確的情況，報名統計、投稿、現場簽到、會場管理和接送安排這幾方面的工作量最大，也最容易出錯。傳統的會議的組織方式，都是通過短信或電子郵件的方式向參會者發布會議安排及通知，采用紙質表格手寫簽到，再由工作人員錄入電腦中，相關資料也是通過書面的形式向參會者傳達，會議安排如有臨時變更，基本上是工作人員在會議茶歇時間口頭通知或在會場門口張貼通告。這種方式導致信息時效性較差，信息交流和人員溝通困難，參會者若想互相了解身份信息，過程較為繁瑣。而且傳統會議組織方式需要投入大量的人力，共享性差，效率低，極易出現差錯。當分會場較多且分布較分散的時候，需要引導參會者及時找到目標會場，傳統會議組織方式就難以實現導航功能，參會者進錯會場、因無法及時找到目標會場而遲到的現象多有發生。這些問題導致大多數現行會議的組織效率低下，信息化服務能力較差。因此，有必要提供一種高效率、低成本的信息化組織會議方式，使得會議簽到、會場管理、信息共享能夠有序、快速、輕松完成，為會議組織者提供完善的會議管理服務和系統支撐。

發明內容

為了解決上述問題，本發明提供一種基于智能手機應用的會議管理方法和系統，為中、大型會議的組織提供一套解決方案，做到組織者和參會者之間信息高效傳遞、參會者到會情況及時獲取、會場管理更加井然有序，提高會議信息化服務能力。所述技術方案如下：

一種基于智能手機應用的會議管理方法，包括：

人員管理，參會者通過智能手機完成注冊登記并獲得唯一的二維碼有效憑證；

會場管理，通過二維碼進行身份認證，如通過認證，則控制擺閘門自動開關，同時記錄進入和離開會場人員并統計人數；

虛擬導航，參會者通過手機開啟會議虛擬導航系統，輸入本人所在位置及目標會議室，系統即可提示相關路徑；

信息管理，對各種數據統計、生成電子通訊錄及會議資訊推送。

進一步的，所述人員管理的方法具體包括：參會者通過自帶的智能手機掃描會議主辦方提供的會議專用二維碼，輸入相關信息并繳費成功后由后臺服務器向參會者手機發送二維碼有效憑證，完成注冊登記；

系統建立注冊者的個人信息和二維碼有效憑證綁定關系，并將其傳輸至后臺服務器。

進一步的，所述會場管理的方法具體包括：參會者在目標會議室的二維碼擺閘門處出示二維碼有效憑證，識讀機器掃描讀取二維碼有效憑證并將信號傳遞給后臺服務器，監控計算機通過二維碼有效憑證對當前人員信息進行識別和確認，通過身份認證后擺閘門自動開閘，不通過身份認證擺閘門將保持關閉；后臺服務器記錄進入和離開會場人員并統計人數。

進一步的，所述虛擬導航方法具體包括：所述虛擬導航預設有各種路徑方案動畫，參會者通過手機進入會議提供的虛擬導航系統，輸入本人所在位置，系統自動檢測參會者所參加會議的位置信息或者參會者輸入目標會議室，不需要對使用者進行實時定位，系統即可提示相關路徑，籍此引導使用者到達目的地。