[發明專利]檔案管理方法

在審

• 申請號: 201810482317.1
• 申請日: 2018-05-18
• 公開（公告）號: CN108681597A
• 公開（公告）日: 2018-10-19
• 發明（設計）人: 姜吉文;侯雷;張平勇;顧鵬程
• 申請（專利權）人: 蘇州吉成智能科技有限公司
• 主分類號: G06F17/30
• 分類號: G06F17/30
• 代理公司: 上海思微知識產權代理事務所(普通合伙) 31237
• 代理人: 陳思思

本發明公開了一種檔案管理方法，包括：接收業務并根據業務類型執行檔案管理操作，所述檔案管理操作包括：檔案入庫操作、檔案出庫操作和檔案信息查詢操作，所述檔案入庫操作包括：判斷任務類型是新檔案入庫、檔案被借閱入庫還是檔案被取出入庫；如果是新檔案入庫，則執行建檔操作；如果是檔案被借閱入庫，則先將檔案歸還信息更新到檔案基礎信息中，再進行檔案放入操作；如果是檔案被取出入庫，則直接執行檔案放入操作；所述檔案出庫操作包括：判斷任務類型是借閱檔案還是取出檔案；執行檔案信息查詢操作，并記錄檔案借閱信息或檔案取出信息；取出檔案并判斷執行結果。本發明解決了檔案管理需要耗費大量人力的問題，降低了人力成本。

技術領域

本發明涉及檔案管理領域，特別涉及一種檔案管理方法。

背景技術

目前，黨政機關、金融、房地產、建筑、醫療等企事業單位的檔案越來越多，不僅需要占用大量的存儲空間，而且由于缺乏管理檔案的專業人員，導致檔案管理的其它各項成本成倍增加，這給企事業單位帶來嚴重的經濟負擔。

為此，很多企事業單位開始將檔案委托專業檔案管理企業進行管理。隨著業務量的增加，檔案管理企業管理的檔案數量逐年增加。但目前檔案管理企業的管理工作主要依靠人工處理，沒有形成信息化管理，不僅管理成本高，而且檔案管理過程中容易出現紕漏，甚至造成不可挽回的損失。

發明內容

本發明提供一種檔案管理方法，以解決現有技術中存在的上述技術問題。

為解決上述技術問題，本發明提供一種檔案管理方法，包括：接收業務并根據業務類型執行檔案管理操作，所述檔案管理操作包括：檔案入庫操作、檔案出庫操作和檔案信息查詢操作；其中，

所述檔案入庫操作包括：

判斷任務類型是新檔案入庫、檔案被借閱入庫還是檔案被取出入庫；

如果是新檔案入庫，則執行建檔操作；

如果是檔案被借閱入庫，則先將檔案歸還信息更新到檔案基礎信息中，再進行檔案放入操作；

如果是檔案被取出入庫，則直接執行檔案放入操作；

所述檔案出庫操作包括：

判斷任務類型是借閱檔案還是取出檔案；

執行檔案信息查詢操作，并記錄檔案借閱信息或檔案取出信息；

取出檔案并判斷執行結果。

作為優選，所述檔案信息查詢操作包括：根據檔案基礎信息進行搜索電子檔案庫，判斷是否存在對應電子檔案信息，如果存在，則調取出對應的電子檔案信息，并在電子檔案信息不完整時提醒人工補充錄入檔案信息，如果查詢不到對應的電子檔案信息，則表明檔案未錄入或者檔案信息被刪除。

作為優選，所述檔案信息查詢操作還包括：檔案操作日志查詢。

作為優選，所述建檔操作包括：

建立檔案基礎信息；

對檔案盒內的所有文件進行掃描，獲取電子檔案信息；

接收檔案盒，掃描檔案盒表面的信息并與檔案基礎信息進行比對，若匹配，則將檔案盒存儲到檔案管理系統中，同時將檔案放入信息存儲至檔案基礎信息中；

建立電子檔案信息與檔案基礎信息之間的關系，并將電子檔案信息存儲到電子檔案庫中。

作為優選，所述檔案基礎信息包括：姓名、性別、出生年月、證件號和檔案編號。

作為優選，所述檔案放入操作包括：記錄檔案放入信息并更新到檔案基礎信息中，接收檔案并掃描檔案盒表面的信息，將掃描的信息與檔案基礎信息進行比對，若匹配，則存儲檔案，若不匹配，則將檔案退回，等待人工確認。