[發明專利]一種文書管理系統及方法

在審

• 申請號: 201310253592.3
• 申請日: 2013-06-24
• 公開（公告）號: CN103440240A
• 公開（公告）日: 2013-12-11
• 發明（設計）人: 錢春霞;王貞
• 申請（專利權）人: 上海華力微電子有限公司
• 主分類號: G06F17/30
• 分類號: G06F17/30;G06Q10/06
• 代理公司: 上海申新律師事務所 31272
• 代理人: 竺路玲

技術領域

本發明涉及一種文書管理方案，屬于數據管理設備和方法技術領域，尤其涉及一種文書管理系統及方法。

背景技術

由于集成電路生產的技術和操作復雜性，每天會有大量技術指導等各類文書發到線上要求指定的員工進行閱讀學習，在閱讀完成的前提下才能進行相應操作的考核以及后續的實際操作等。

以前現場均采用紙本方式進行文書的分配、領取、閱讀、歸檔等操作，這種手動的登記方式耗費了大量的人力和時間來控制，同時導致實際情況與賬目不符的概率大大增加，并且難以追蹤和修正，比如組內人員在文書回覽后遺漏簽字確認、歸檔日期到期后遺忘歸檔文書，查找文書需要一本一本翻閱等，在大量的紙本記錄上進行后續的統計確認等工作也很困難。

普通的電子文書系統無法管控到紙版文書在潔凈室內生產線上的整個流通環節，包括紙版文書的閱覽統計、歸檔、物理歸檔位置等環節，從而無法追蹤管控現場的文書使用狀況。目前業界內普遍采用紙本登記進行記錄，日常操作繁瑣；缺少統計和提醒功能，無法進行歷史記錄的追蹤，不便于統計，不能對員工的閱讀情況以及現場文書進行有效地日常管理。

中國發明專利（公開號：1381799）公開了一種文書檢索裝置，其具備識別由文書輸入裝置1輸入的文書中記載的字符，從輸入文書的圖像作為檢索輔助信息抽取出有關字符的品質，狀態的信息的字符識別裝置2；存儲字符的標準圖形的特征的字符辭典3；作為檢索用文書數據存儲字符識別結果和檢索輔助信息的文書存儲裝置4；存儲上述檢索用文書數據的檢索用文書數據庫7；輸入文書檢索的關鍵字輸入裝置5；在上述檢索用文書數據與關鍵字字符的對照時，實施對應于上述字符識別裝置抽取出的上述檢索輔助信息的對照的文書檢索裝置6；輸出上述檢索結果的檢索結果輸出裝置8，由此能夠實現高精度的檢索處理，能夠削減檢索遺落、檢索噪聲。

中國發明專利申請（公開號：102955822A）公開了一種提高檔案管理效率，將文件處理和檔案管理兩個管理系統有機的結合在一起的類分式文書檔案管理系統及管理方法，類分式文書檔案管理系統包括用戶角色管理模塊：通過文檔歸檔、借閱審批、權限設置、審計跟蹤規則，實現系統中的用戶權限進行設置；檔案錄入模塊：采集文書文檔，并保存至文書檔案數據庫中；檔案整理編目模塊：創建檔案系統的目錄；檔案內容管理模塊：實現錄入的文書文檔與對應的目錄結構進行文件掛接；檔案借閱和查詢模塊:根據設置的用戶權限從文書檔案數據庫中查詢文書檔案，具有可擴展性、可靠性、可維護性、通用性、高效性、可移植性、安全性、易于操作、功能完善的優點。

上述兩專利雖然也涉及到了文書的檢索或管理，但仍未解決本發明的上述技術問題。

發明內容

針對上述存在的問題，本發明公開一種文書管理系統及方法，以克服現有技術中賬目與實際不相符、難以追蹤和修正、后續的統計確認工作困難以及未及時閱讀文書造成的現場操作錯誤等嚴重后果的問題，主要應用于紙版文書在潔凈室內生產線上的整個流通環節。

為了實現上述目的，本發明采用如下技術方案：

一種文書管理系統，應用于文書在潔凈室內生產線上的整個流通環節中，包括主機系統、后臺數據庫以及為主機系統和后臺數據庫提供服務的服務器，其特征在于，所述文書管理系統還包括：系統控制管理模塊，對不同等級的用戶進行權限管理設置，同時對文書的領取/換取規則、閱讀規則、歸檔規則進行規則設置；文書記錄模塊，通過主機系統錄入文書相關信息，并實時更新保存到后臺數據庫中；文書分配模塊，根據后臺數據庫中的文書相關信息進行班組文書分配，指定文書閱讀人員；閱讀追蹤模塊，對指定的文書閱讀人員的文書閱讀情況進行信息追蹤，判斷文書是否及時閱讀完成，并將追蹤到的信息記錄到后臺數據庫中；提醒模塊，根據上述文書是否及時閱讀完成的判斷結果，若文書未及時閱讀完成，則自動進行閱讀提醒；或者，若文書及時閱讀完成，則自動進行歸檔、回收提醒；并將自動提醒信息記錄到后臺數據庫中；統計模塊，根據上述閱讀追蹤模塊和提醒模塊在后臺數據庫的信息記錄，進行信息數據統計，并將統計后的數據保存到后臺數據庫中；以及查詢模塊，不同等級的用戶通過后臺數據庫對文書相關信息的當前記錄或歷史記錄進行數據查詢。

上述的文書管理系統，其中，在所述系統控制管理模塊中，不同等級的用戶包括：系統管理員、文書管理員、班組長、一線員工以及新員工。

上述的文書管理系統，其中，在所述統計模塊中，統計包括：閱讀統計，歸檔統計以及回收統計。