[發明專利]一種文書管理系統及方法

在審

• 申請號: 201310253592.3
• 申請日: 2013-06-24
• 公開（公告）號: CN103440240A
• 公開（公告）日: 2013-12-11
• 發明（設計）人: 錢春霞;王貞
• 申請（專利權）人: 上海華力微電子有限公司
• 主分類號: G06F17/30
• 分類號: G06F17/30;G06Q10/06
• 代理公司: 上海申新律師事務所 31272
• 代理人: 竺路玲

1.一種文書管理系統，應用于文書在潔凈室內生產線上的整個流通環節中，包括主機系統、后臺數據庫以及為主機系統和后臺數據庫提供服務的服務器，其特征在于，所述文書管理系統還包括：

系統控制管理模塊，對不同等級的用戶進行權限管理設置，同時對文書的領取/換取規則、閱讀規則、歸檔規則進行規則設置；

文書記錄模塊，通過主機系統錄入文書相關信息，并實時更新保存到后臺數據庫中；

文書分配模塊，根據后臺數據庫中的文書相關信息進行班組文書分配，指定文書閱讀人員；

閱讀追蹤模塊，對指定的文書閱讀人員的文書閱讀情況進行信息追蹤，判斷文書是否及時閱讀完成，并將追蹤到的信息記錄到后臺數據庫中；

提醒模塊，根據上述文書是否及時閱讀完成的判斷結果，若文書未及時閱讀完成，則自動進行閱讀提醒；或者，若文書及時閱讀完成，則自動進行歸檔、回收提醒；并將自動提醒信息記錄到后臺數據庫中；

統計模塊，根據上述閱讀追蹤模塊和提醒模塊在后臺數據庫的信息記錄，進行信息數據統計，并將統計后的數據保存到后臺數據庫中；以及

查詢模塊，不同等級的用戶通過后臺數據庫對文書相關信息的當前記錄或歷史記錄進行數據查詢。

2.根據權利要求1所述的文書管理系統，其特征在于，在所述系統控制管理模塊中，不同等級的用戶包括：系統管理員、文書管理員、班組長、一線員工以及新員工。

3.根據權利要求1所述的文書管理系統，其特征在于，在所述統計模塊中，統計包括：閱讀統計，歸檔統計以及回收統計。

4.根據權利要求1所述的文書管理系統，其特征在于，所述文書相關信息包括：文書標題、版號、類型、發行部門、發行日期、班組分配、過期時間、有效期限、改版、廢止以及現場紙版回收登記信息。

5.根據權利要求1所述的文書管理系統，其特征在于，在所述查詢模塊中，查詢包括：錄入歷史查詢、分配歷史查詢、閱讀歷史查詢以及當前情況查詢。

6.一種文書管理方法，采用如權利要求1所述的文書管理系統，其特征在于，包括如下步驟：

系統控制管理步驟，對不同等級的用戶進行權限管理設置，同時對文書的領取/換取規則、閱讀規則、歸檔規則進行規則設置；

文書記錄步驟，通過主機系統錄入文書相關信息，并實時更新保存到后臺數據庫中；

文書分配步驟，根據后臺數據庫中的文書相關信息進行班組文書分配，指定文書閱讀人員；

閱讀追蹤步驟，對指定的文書閱讀人員的文書閱讀情況進行信息追蹤，判斷文書是否及時閱讀完成，并將追蹤到的信息記錄到后臺數據庫中；

提醒步驟，根據上述文書是否及時閱讀完成的判斷結果，若文書未及時閱讀完成，則自動進行閱讀提醒；或者，若文書及時閱讀完成，則自動進行歸檔、回收提醒；并將自動提醒信息記錄到后臺數據庫中；

統計步驟，根據上述閱讀追蹤模塊和提醒模塊在后臺數據庫的信息記錄，進行信息數據統計，并將統計后的數據保存到后臺數據庫中；以及

查詢步驟，不同等級的用戶通過后臺數據庫對文書相關信息的當前記錄或歷史記錄進行數據查詢。

7.根據權利要求6所述的文書管理系統，其特征在于，在所述系統控制管理步驟中，不同等級的用戶包括：系統管理員、文書管理員、班組長、一線員工以及新員工。

8.根據權利要求6所述的文書管理系統，其特征在于，在所述統計模塊中，統計包括：閱讀統計，歸檔統計以及回收統計。

9.根據權利要求6所述的文書管理系統，其特征在于，所述文書相關信息包括：文書標題、版號、類型、發行部門、發行日期、班組分配、過期時間、有效期限、改版、廢止以及現場紙版回收登記信息。

10.根據權利要求6所述的文書管理系統，其特征在于，在所述查詢步驟中，查詢包括：錄入歷史查詢、分配歷史查詢、閱讀歷史查詢以及當前情況查詢。