[發(fā)明專利]文件處理方法

無效

• 申請?zhí)枺?/td>: 201310065940.4
• 申請日: 2013-03-01
• 公開（公告）號: CN103679044A
• 公開（公告）日: 2014-03-26
• 發(fā)明（設(shè)計）人: 劉政龍
• 申請（專利權(quán)）人: 金寶電子工業(yè)股份有限公司;泰金寶電通股份有限公司
• 主分類號: G06F21/60
• 分類號: G06F21/60
• 代理公司: 北京同立鈞成知識產(chǎn)權(quán)代理有限公司 11205
• 代理人: 臧建明

技術(shù)領(lǐng)域

本發(fā)明是有關(guān)于一種文件處理技術(shù)，且特別是有關(guān)于一種文件處理方法。

背景技術(shù)

現(xiàn)有打印機在打印電子文件時無法提醒使用者儲存檔案，而當使用者忘記儲存時，會遺失該份電子文件。又由于當電腦中毒或硬盤損毀也可能會遺失大量文件。此外，電子文件經(jīng)打印或是紙本文件經(jīng)復(fù)印/傳真后，在打印機上無人領(lǐng)取的打印紙張，成為資料外泄的風(fēng)險來源，因此未經(jīng)授權(quán)的第三者很容易竊取其中的機密資料。因此如何管理打印/復(fù)印/傳真之后的文件以及如何在文件處理過程中獲得檔案備份的保障，這是一個有待克服的課題。

發(fā)明內(nèi)容

有鑒于此，本發(fā)明提出文件處理方法，藉以解決先前技術(shù)所述及的問題。

本發(fā)明提供一種文件處理方法，適用于文件處理系統(tǒng)，文件處理系統(tǒng)包括用戶端電腦(client?computer)以及多功能事務(wù)機(multi-functional?printer)。文件處理方法包括下列步驟：當使用者從用戶端電腦對電子文件下達打印指令時，判斷電子文件是否已存檔；若否，則用戶端電腦產(chǎn)生提醒請求以詢問使用者是否對電子文件存檔；若是或當使用者回應(yīng)提醒請求對電子文件存檔時，則多功能事務(wù)機根據(jù)電子文件中的注記文字或打印信息產(chǎn)生特征值；以及將特征值結(jié)合于電子文件內(nèi)容而轉(zhuǎn)換成文件圖像，使特征值隨著電子文件的內(nèi)容打印到紙張上，且將文件圖像備份在儲存單元。

本發(fā)明另提出一種文件處理方法，適用于文件處理系統(tǒng)，文件處理系統(tǒng)包括多功能事務(wù)機，文件處理方法包括下列步驟：驗證使用者的使用者識別信息；當使用者為允許的用戶時，允許使用者從多功能事務(wù)機對紙本文件下達復(fù)印指令；以及執(zhí)行復(fù)印指令以將該紙本文件轉(zhuǎn)換成文件圖像，且根據(jù)文件圖像中的注記文字或打印信息產(chǎn)生特征值，且將特征值結(jié)合紙本文件的內(nèi)容而打印到紙張上，且將文件圖像備份在儲存單元。

本發(fā)明另提出一種文件處理方法，適用于文件處理系統(tǒng)，文件處理系統(tǒng)包括多功能事務(wù)機，文件處理方法包括下列步驟：當使用者從多功能事務(wù)機對用戶端電腦的電子文件下達打印指令時，判斷電子文件是否已存檔；若否，則多功能事務(wù)機產(chǎn)生提醒請求以詢問使用者是否對電子文件存檔；若是或當使用者回應(yīng)提醒請求對電子文件存檔時，則多功能事務(wù)機根據(jù)電子文件中的注記文字或打印信息產(chǎn)生特征值；以及將特征值結(jié)合于電子文件內(nèi)容而轉(zhuǎn)換成文件圖像，使特征值隨著電子文件的內(nèi)容打印到紙張上，且將文件圖像備份在儲存單元。

本發(fā)明另提出一種文件處理方法，適用于文件處理系統(tǒng)，文件處理系統(tǒng)包括多功能事務(wù)機，文件處理方法包括下列步驟：驗證使用者的使用者識別信息；當使用者為允許的用戶時，允許使用者從多功能事務(wù)機對紙本文件下達傳真指令；以及執(zhí)行傳真指令以將紙本文件轉(zhuǎn)換成文件圖像，且根據(jù)文件圖像中的注記文字或打印信息產(chǎn)生特征值，且將特征值結(jié)合紙本文件的內(nèi)容而打印到接收端的紙張上，且將文件圖像備份在儲存單元。

在本發(fā)明的一實施例中，特征值包括一段文字、一段可解的編碼、索引值或行動條碼(QR?code)的至少一者。

在本發(fā)明的一實施例中，特征值包括文件圖像的儲存路徑。

在本發(fā)明的一實施例中，儲存單元為多功能事務(wù)機的儲存模塊。

在本發(fā)明的一實施例中，儲存模塊包括硬盤、存儲卡、存儲盤、磁帶機、光盤或磁盤陣列系統(tǒng)。

在本發(fā)明的一實施例中，儲存單元包括檔案庫(archives)或云端服務(wù)器(cloud?server)及文件管理中心(file?control?center)的至少一者。

在本發(fā)明的一實施例中，使用者從文件處理系統(tǒng)登錄儲存單元時，驗證使用者是否為允許的用戶，若是，則進入還原檔案執(zhí)行程序，若否，則禁用而退出該儲存單元。

在本發(fā)明的一實施例中，還原檔案執(zhí)行程序包括步驟：提供使用者主界面，并引導(dǎo)使用者輸入特征值；以及提供使用者次界面，以搜索符合特征值對應(yīng)的文件圖像，并指示使用者還原檔案。

在本發(fā)明的一實施例中，文件處理方法還包括步驟：文件處理系統(tǒng)允許使用者依其權(quán)限從用戶端電腦查閱儲存模塊單元所儲存的文件圖像的歷程記錄。

在本發(fā)明的一實施例中，文件處理方法還包括步驟：文件處理系統(tǒng)允許使用者在查閱該文件圖像的歷程記錄時要求將文件圖像傳送到特定位置，或以信息格式傳送到特定位置。

在本發(fā)明的一實施例中，儲存單元還包括記錄關(guān)聯(lián)于電子文件的電腦名稱信息、使用者信息或時間信息。

在本發(fā)明的一實施例中，若使用者仍未回應(yīng)該提醒請求對電子文件存檔，則禁止對電子文件執(zhí)行對應(yīng)的處理。