[發明專利]檔案管理系統和方法

無效

• 申請號: 201110388401.5
• 申請日: 2011-11-29
• 公開（公告）號: CN102368273A
• 公開（公告）日: 2012-03-07
• 發明（設計）人: 陳利峰;郭樹雄
• 申請（專利權）人: 神華集團有限責任公司;中國神華煤制油化工有限公司;中國神華煤制油化工有限公司北京工程分公司
• 主分類號: G06F17/30
• 分類號: G06F17/30
• 代理公司: 北京康信知識產權代理有限責任公司 11240
• 代理人: 李丙林;余剛

技術領域

本發明涉及檔案管理領域，具體而言，涉及一種檔案管理系統和方法。

背景技術

隨著計算機的日益發展，檔案管理中逐步引進計算機管理技術，出現各種電子檔案管理系統，并隨著電子檔案管理系統的不斷發展，為了更好的做好文件與檔案的無縫連接，在電子檔案管理系統逐步出現了文檔一體化管理。現在的文檔一體化只是單純的對辦公流轉過程產生的文件進行歸檔，此種一體化的缺點是歸檔范圍較小，并且對文件的收集范圍較為狹窄。

針對相關技術中檔案管理歸檔范圍小的問題，目前尚未提出有效的解決方案。

發明內容

本發明的主要目的在于提供一種檔案管理系統和方法，以解決檔案管理歸檔范圍小的問題。

為了實現上述目的，根據本發明的另一方面，提供了一種檔案管理系統。該系統包括：接口模塊，用于連接檔案管理系統的外部業務系統，其中，外部業務系統用于產生待入檔文件；檔案形成模塊，與接口模塊相連接，用于接收外部業務系統產生的待入檔文件，并將待入檔文件轉換為檔案；以及數據存儲模塊，與檔案形成模塊相連接，用于存儲檔案。

進一步地，接口模塊還用于連接預設文件庫，其中，預設文件庫用于接收并存儲用戶輸入的待入檔文件；以及檔案形成模塊還用于接收預設文件庫存儲的待入檔文件，并將待入檔文件轉換為檔案。

進一步地，檔案形成模塊包括：文件管理單元，用于經由接口模塊接收待入檔文件；以及檔案整編單元，用于對待入檔文件按照預設的分類條件進行分類形成檔案，其中，檔案包括待入檔文件和檔案信息，檔案信息包括檔案名稱、歸檔時間以及編號。

進一步地，檔案管理系統還包括檔案服務平臺，其中，檔案服務平臺包括：信息接收單元，用于接收用戶輸入的檔案查詢信息，其中，檔案查詢信息包括檔案的名稱、歸檔時間以及編號；信息匹配單元，用于根據檔案中的檔案信息查詢與檔案查詢信息匹配的檔案；以及檔案顯示單元，用于顯示匹配的檔案。

進一步地，接口模塊包括：文件轉換單元，用于將待入檔文件的類型轉換為XML文檔類型。

進一步地，外部業務系統包括：自動化辦公系統、合同管理系統、人力管理系統和/或財務管理系統。

為了實現上述目的，根據本發明的一個方面，提供了一種檔案管理方法。該方法包括：接收檔案管理系統的外部業務系統產生的待入檔文件；將待入檔文件轉換為檔案；以及存儲檔案。

進一步地，將待入檔文件轉換為檔案包括：對待入檔文件按照預設的分類條件進行分類形成檔案，其中，檔案包括待入檔文件和檔案信息，檔案信息包括檔案名稱、歸檔時間以及編號。

進一步地，該方法還包括：接收用戶輸入的檔案查詢信息，其中，檔案查詢信息包括檔案的名稱、歸檔時間以及編號；根據檔案中的檔案信息查詢與檔案查詢信息匹配的檔案；以及顯示匹配的檔案。

進一步地，在接收檔案管理系統的外部業務系統產生的待入檔文件之后，該方法還包括：將待入檔文件的類型轉換為XML文檔類型。

通過本發明，采用包括以下部分的檔案管理系統：接口模塊，用于連接檔案管理系統的外部業務系統，其中，外部業務系統用于產生待入檔文件；檔案形成模塊，用于接收待入檔文件，并將待入檔文件轉換為檔案；以及數據存儲模塊，用于存儲檔案，解決了檔案管理歸檔范圍小的問題，將歸檔范圍擴大至檔案管理系統外部的其他業務系統，進而達到了擴大歸檔范圍的效果。

附圖說明

構成本申請的一部分的附圖用來提供對本發明的進一步理解，本發明的示意性實施例及其說明用于解釋本發明，并不構成對本發明的不當限定。在附圖中：

圖1是根據本發明實施例的檔案管理系統組成框圖；

圖2是根據本發明實施例的檔案管理系統的架構圖；

圖3是根據本發明實施例的檔案業務工作流程圖；

圖4是根據本發明實施例的檔案管理系統主要數據流程圖；以及

圖5是根據本發明實施例的檔案管理方法流程圖。

具體實施方式

需要說明的是，在不沖突的情況下，本申請中的實施例及實施例中的特征可以相互組合。下面將參考附圖并結合實施例來詳細說明本發明。

圖1是根據本發明實施例的檔案管理系統組成框圖，如圖1所示，該系統10包括：接口模塊11，用于連接檔案管理系統10的外部業務系統30，其中，外部業務系統30用于產生待入檔文件；檔案形成模塊13，與接口模塊11相連接，用于接收外部業務系統30產生的待入檔文件，并將待入檔文件轉換為檔案；以及數據存儲模塊15，與檔案形成模塊13相連接，用于存儲檔案。