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[發(fā)明專利]電子文件管理方法和管理系統(tǒng)有效

專利信息
申請?zhí)枺?/td> 201110272410.8 申請日: 2011-09-14
公開(公告)號: CN102332980A 公開(公告)日: 2012-01-25
發(fā)明(設(shè)計)人: 許林鋒;楊泉清;許元進(jìn);王文娟;曾勇 申請(專利權(quán))人: 福建伊?xí)r代信息科技股份有限公司
主分類號: H04L9/32 分類號: H04L9/32;H04L29/06
代理公司: 北京友聯(lián)知識產(chǎn)權(quán)代理事務(wù)所(普通合伙) 11343 代理人: 尚志峰;汪海屏
地址: 350015 福建省福州市馬尾區(qū)江*** 國省代碼: 福建;35
權(quán)利要求書: 查看更多 說明書: 查看更多
摘要:
搜索關(guān)鍵詞: 電子 文件 管理 方法 系統(tǒng)
【說明書】:

技術(shù)領(lǐng)域

發(fā)明涉及文件管理技術(shù),具體而言,涉及電子文件管理方法和管理系統(tǒng)。

背景技術(shù)

對于傳統(tǒng)的文件管理,尤其是傳統(tǒng)紙質(zhì)合同,甲方擬定了合同內(nèi)容之后要發(fā)給乙方進(jìn)行修改確認(rèn),這樣來回幾次確認(rèn)并打印出來后,一方蓋章之后寄給對方蓋章再寄回來,或者雙方面對面的簽約,這樣的商務(wù)流程往往浪費大量的時間、財力和人力,而后續(xù)的合同管理則更為麻煩,這么多的合同檔案必須要有專門的人來負(fù)責(zé)管理,由于合同數(shù)量多,簽署過程中數(shù)據(jù)出錯的可能性就大。

我國首部“真正意義上的信息化法律”——《中華人民共和國電子簽名法》已經(jīng)正式生效。因此,經(jīng)過電子簽名的商業(yè)文書等數(shù)據(jù)電文,將與紙質(zhì)的商業(yè)文件具有同等的法律效力,《電子簽名法》規(guī)定,電子簽名必須同時符合“電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時,屬于電子簽名人專有”、“簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制”、“簽署后對電子簽名和內(nèi)容的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)”等幾種必要條件,才能被視為可靠的電子簽名,或者說是合法的電子簽名。

然而對于電子文件管理,一旦出現(xiàn)比如對電子合同的簽署和完成簽署后的電子合同的保存簽署過程不夠嚴(yán)密,或是后期的電子合同管理出現(xiàn)失誤,往往在維權(quán)方面可能造成很多麻煩甚至損失。

因此,需要一種新的電子文件管理技術(shù),可以方便地對電子文件進(jìn)行電子簽名和管理,并對該電子文件進(jìn)行保全和驗證,確保用戶權(quán)益,提升用戶體驗。

發(fā)明內(nèi)容

本發(fā)明正是基于上述問題,提出了一種新的電子文件管理技術(shù),可以方便地對電子文件進(jìn)行電子簽名和管理,并對該電子文件進(jìn)行保全和驗證,確保用戶權(quán)益,提升用戶體驗。

有鑒于此,本發(fā)明提出了一種電子文件管理方法,包括:步驟102,在每個用戶使用電子印章對電子文件進(jìn)行電子簽名并對所述電子簽名打上時間戳后,驗證所述電子簽名;步驟104,在每個所述電子簽名通過驗證后,將所述電子文件通過傳輸通道發(fā)送給每個所述用戶進(jìn)行存儲;以及步驟106,生成用于所述電子文件的電子證據(jù)包,并存儲所述電子證據(jù)包,以及將所述電子證據(jù)包的數(shù)字指紋和所述電子證據(jù)包中的所述電子文件的數(shù)字指紋保存在電子證據(jù)服務(wù)器中,通過將所述用戶存儲的所述電子證據(jù)包中的所述電子文件的數(shù)字指紋,與存儲在所述電子證據(jù)服務(wù)器中的所述數(shù)字指紋進(jìn)行比較,以及將所述用戶存儲的所述電子證據(jù)包的數(shù)字指紋與存儲在所述電子證據(jù)服務(wù)器中的所述數(shù)字指紋進(jìn)行比較,來驗證所述電子文件的真實性,其中,所述電子簽名包括數(shù)字證書和電子印章。在該技術(shù)方案中,用戶擁有與之唯一對應(yīng)的電子印章,用于在電子文件上進(jìn)行電子簽名,并通過有效的認(rèn)證比如利用第三方CA認(rèn)證機構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證,從而保證用戶的電子簽名的合法性和有效性。而對于簽訂完成的電子文件,通過對電子文件和電子數(shù)據(jù)包的數(shù)字指紋進(jìn)行比對,從而驗證該電子文件的真實性和合法性,這里的數(shù)字指紋是指將電子文件和電子證據(jù)包通過MD5或shal等算法生成相應(yīng)的字符串等形式的“指紋”,該數(shù)字指紋與電子文件和電子證據(jù)包的內(nèi)容相關(guān),一旦內(nèi)容發(fā)生變化,其數(shù)字指紋也會出現(xiàn)相應(yīng)的變化,因此,通過對比電子文件和電子證據(jù)包在保全前后的數(shù)字指紋是否改變,判斷電子文件是否發(fā)生變化,從而完成對該電子文件的驗證。

在上述技術(shù)方案中,優(yōu)選地,在所述步驟102之前,還包括:所述用戶進(jìn)行注冊,獲取與所述用戶唯一對應(yīng)的所述數(shù)字證書和所述電子印章。在該技術(shù)方案中,用戶需要事先進(jìn)行注冊,獲取與該用戶唯一對應(yīng)的注冊身份。同時,用戶還可以通過注冊獲取與其唯一對應(yīng)的數(shù)字證書和電子印章,用于對電子文件進(jìn)行電子簽名。當(dāng)然,用戶也可以自行在相關(guān)機構(gòu)申請獲取數(shù)字證書和電子印章,其具有相同的法律效力。

在上述技術(shù)方案中,優(yōu)選地,所述電子印章與實物印章一一對應(yīng),與所述數(shù)字證書綁定存儲;以及通過對與所述電子印章綁定的所述數(shù)字證書進(jìn)行驗證來驗證所述電子簽名。在該技術(shù)方案中,電子印章加蓋的電子合同文件具有與實物印章加蓋的紙張文件相同的外觀、相同的有效性和相似的使用方式,并且電子印章的使用和管理方式也符合實物印章的習(xí)慣和體驗,一個實物印章只能對應(yīng)一個電子印章,從而一方面符合人們?nèi)粘5氖褂昧?xí)慣,另一方面也讓使用者憑日常經(jīng)驗就知道總共有幾個章需要管理,避免出現(xiàn)失控的印章滿天飛的情形。同時,電子印章與數(shù)字證書綁定在一起,保存在可移動介質(zhì)中如USB-key等,具有防拷貝功能,避免電子印章被復(fù)制和盜用。通過對電子印章上綁定的數(shù)字證書通過網(wǎng)絡(luò)與銀行等國家認(rèn)定的專門機構(gòu)進(jìn)行身份確認(rèn),從而驗證對應(yīng)的電子簽名,確保個人簽名的真實有效。

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