[發明專利]文件存檔與查找方法及其文件袋

無效

• 申請號: 201110231425.X
• 申請日: 2011-08-10
• 公開（公告）號: CN102371808A
• 公開（公告）日: 2012-03-14
• 發明（設計）人: 陳雨露;陳其明
• 申請（專利權）人: 陳其明
• 主分類號: B42F7/00
• 分類號: B42F7/00;B42F21/00
• 代理公司: 暫無信息
• 代理人: 暫無信息

技術領域

本發明涉及一種文件存檔與查找方法及其文件袋。

背景技術

文件袋也叫檔案袋，用來存放文件資料，是用量巨大的辦公用品。各單位一般都有多年積存需要長期保管的文件按分類個案分別裝入文件袋，存入文件柜長期保管，并隨時補充各個案文件資料，以備以后查用。目前常用的系繩翻蓋式文件袋多是由牛皮紙制成，包括形成容納文件空間的正面與背面，外露側與內置側，上端與下端，其中上端為開口端，開口端正面紙張延伸形成一封口翻蓋，封口翻蓋上與文件袋背面各自用鉚釘固定一圓形厚紙片，一用于繚繞連接的細繩系于所述翻蓋鉚釘處；外露側、內置側及下端均成型有摺邊，以便在裝入文件前或裝入少量文件時減少其所占空間體積。有的還在文件袋正面印上文件目錄單，供使用時填寫上袋內文件目錄，以方便查找袋內文件。使用時一般將某一個案的文件資料放入同一文件袋中，標上個案名稱，存入文件柜。查找文件時往往靠經辦的記憶來查找，隨著累積文件量與文件袋數量的增多，文件出借領用的發生，經辦人員的變動，這種文件存檔方式往往導致需要時難以找到需要的文件，有時甚至還不能確定有沒有所要找的文件。經常發生有單位因一時急需查找某一文件翻箱倒柜，翻亂整個檔案室。

當然，為了使文件便于查找，在實際工作中，有的經辦人員或檔案保管人員可能也會設法對文件袋進行編號，并在文件袋的外露側用筆寫上編號，同時在文件袋的正面文件目錄單上用筆寫上袋內文件目錄，將裝上文件后文件袋依序放入文件柜，以方便以后查找。但是，一方面，由于人工書寫筆跡因人而異，他人可能難以辨認，使人覺得文件存檔規范性、條理性差；另一方面，由于實際工作中，文件檔案會變動情況，如文件新增、替換、出借、領用、作廢消亡等，文件袋外露側與正面目錄經多次涂改后文件袋就不能再使用，更不能用來裝置其它個案的文件。

本發明正是解決此問題。

發明內容

本發明所要解決的技術問題是針對上述技術現狀，提供一種文件存檔方法與相應的查找方法及其文件袋。具體來說，提供一種可反復循環使用，又能使文件便于查找的文件袋，進而提供一種使所保存文件井然有序，便于查找的文件存檔方法，及能快捷、準確地找到所需文件的文件查找方法。

本發明解決上述技術問題所采用的技術方案為：

一種文件存檔方法，包括將歸屬于某文件袋的初始文件或后續補充文件依次疊放置于該文件袋中，并將所述文件袋依次放置于文件柜的對應位置；其特征在于，對所述文件袋進行依次排序編號，所述文件袋按其排序編號依次排列放置，所述文件袋外露側設有透明標簽袋，放置有標示出該文件袋排序編號的標簽；對所述文件袋所裝文件編著目錄清單，所述文件袋的正面設有透明薄膜袋，并插入該文件袋所裝文件目錄清單。

同時配置電腦，在電腦中存儲所述文件的電子文檔，并建有用于管理所述文件袋的具有檢索功能的電子表單。

按所述文件袋的排序編號逢5或10在文件袋外露側粘貼有外露的不干膠標簽紙，標示出該文件袋排序編號。

一種存檔文件查找方法，所述文件系事先按如上所述的的方法存檔好的，其特征在于，按所要查找文件的相關信息在電腦所建的電子表單檢索得到其所在文件袋編號，提出該文件袋，查看該文件袋所裝文件目錄清單，按該目錄所顯示的具體文件頁碼從該文件袋中找到需文件。

一種文件袋，包括形成容納文件空間的正面與背面，外露側與內置側，上端與下端，其中上端為開口端，其特征在于，所述文件袋外露側設有透明標簽袋，用于放置標示出該文件袋排序編號的標簽；所述文件袋的正面設有透明薄膜袋，用于插入該文件袋所裝文件目錄清單。

所述外露側、內置側及下端均成型有摺邊。

所述文件袋的正面與背面，外露側與內置側均由塑料薄膜制成，在所述開口端設置有拉鏈。

所述開口端還連接有一翻蓋，該翻蓋由所述正面延伸而形成，翻蓋折翻與所述背面重合，所述翻蓋與背面各自設置相應的連接裝置。

所述連接裝置為：翻蓋與背面各自用鉚釘固定一圓形厚紙片或塑料片，一用于繚繞連接的細繩系于所述翻蓋鉚釘處。

所述連接裝置為：翻蓋與背面的重合處各自設置相配合的粘扣。