[發明專利]一種電子檔案數據保全系統和方法

在審

• 申請號: 202111044751.X
• 申請日: 2021-09-07
• 公開（公告）號: CN113778945A
• 公開（公告）日: 2021-12-10
• 發明（設計）人: 楊景輝
• 申請（專利權）人: 廣州老兵檔案技術有限公司
• 主分類號: G06F16/11
• 分類號: G06F16/11;G06F16/16
• 代理公司: 廣州立凡知識產權代理有限公司 44563
• 代理人: 曹禹佳

本發明公開了一種電子檔案數據保全系統和方法，涉及檔案整理技術領域，解決了現有的對電子文件檔案進行整理時不便于鑒別和信息的錄入，且電子檔案的信息區分不方便等問題。一種電子檔案數據保全系統和方法，包括整理要求、檔案保全范圍和檔案整理方式，所述整理要求包括遵循文件形成規律和特點、保持文件材料間的有機聯系、區分文件材料的價值和確定檔案保管期限，所述確定檔案保管期限分為紙質文件和電子文件，所述電子文件保管期限遵循文件信息價值；所述檔案保全范圍包括紙質檔案收集、紙質檔案整理、文件價值鑒定、檔案編目保管、電子檔案統計和檔案編輯研究。本發明通過對紙質檔案進行分類和編寫，便于檔案的掃描和錄入。

技術領域

本發明涉及檔案整理技術領域，具體為一種電子檔案數據保全系統和方法。

背景技術

隨著社會經濟的快速發展，檔案是國家各項工作和經濟社會發展各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展國家以及人民群眾根本利益的重要依據，是備以查考的真實憑證，通過對檔案進行整理和電子錄入，能夠在長期生產過程中進行信息的快速檢索。

但是，現有的對電子文件檔案進行整理時不便于鑒別和信息的錄入，且電子檔案的信息區分不方便；因此，不滿足現有的需求，對此我們提出了一種電子檔案數據保全系統和方法。

發明內容

本發明的目的在于提供一種電子檔案數據保全系統和方法，以解決上述背景技術中提出的現有的對電子文件檔案進行整理時不便于鑒別和信息的錄入，且電子檔案的信息區分不方便等問題。

為實現上述目的，本發明提供如下技術方案：一種電子檔案數據保全系統，包括整理要求、檔案保全范圍和檔案整理方式，所述整理要求包括遵循文件形成規律和特點、保持文件材料間的有機聯系、區分文件材料的價值和確定檔案保管期限，所述確定檔案保管期限分為紙質文件和電子文件，所述電子文件保管期限遵循文件信息價值。

優選的，所述檔案保全范圍包括紙質檔案收集、紙質檔案整理、文件價值鑒定、檔案編目保管、電子檔案統計和檔案編輯研究，所述檔案整理包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物和出版物。

優選的，所述收發文電、內部文件、會議文件、圖表、簿冊、計算機盤片、實物和出版物均為紙質文件，所述電話記錄、照片、錄音和錄像均為電子文件，所述檔案保全范圍通過數字化掃描入庫。

優選的，所述檔案整理方式分為以“案卷”為單位整理和以“件”為單位整理，所述以“案卷”為單位整理是按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷，所述“件”為單位整理是按照文件材料形成和處理的基本單位即件來進行整理。

優選的，所述以“案卷”為單位整理中的案卷卷皮分為軟卷皮和硬卷皮。

與現有技術相比，本發明的系統有益效果是：

本發明通過將電子檔案進行類別的確定和保全范圍的控制，有效提高電子檔案存儲的質量，避免內容混雜，且電子文件保管期限遵循文件信息價值，確定保全期限。

一種電子檔案數據保全方法，包括以下步驟：

步驟A：對于文件檔案進行入庫保全過程，需要將紙質檔案資料進行收集，根據需要保全的范圍和方向對資料進行特定收集，避免無關信息混入造成文件的雜亂，將收集的到的紙質文件進行分類，根據文件內的信息和類別進行依次分類，其中依據年度、保管期限和文件產生機構進行三級分類，便于后續排布；

步驟B：將紙質文件進行三級分類后，最低一級類目采用組織機構分類法分類進行文件歸檔，不同形式的文件通過暫時存儲的方式進行保管，分類后的文件依據文件產生日期進行依次排布操作；