[實用新型]紙電一體化存檔系統

有效

• 申請號: 202021898495.1
• 申請日: 2020-09-03
• 公開（公告）號: CN212675552U
• 公開（公告）日: 2021-03-09
• 發明（設計）人: 鄧開玉
• 申請（專利權）人: 國網湖北省電力有限公司神農架供電公司
• 主分類號: G06F16/93
• 分類號: G06F16/93;G06K17/00;G06K19/077
• 代理公司: 濰坊博強專利代理有限公司 37244
• 代理人: 郎旭中

本實用新型公開了一種紙電一體化存檔系統，包括實體檔案收儲裝置和電子檔案管理系統，實體檔案收儲裝置包括設置有分格的檔案架，各分格設置有編號，配套分格設置有盛裝實體檔案的文件分包裝置，文件分包裝置上設置有連接裝置；電子檔案管理系統包括內置有檔案管理程序的服務器主機，服務器主機通過檔案管理程序存儲有與實體檔案對應的電子檔案；還包括可編輯、存儲信息的電子標簽，電子標簽通過連接裝置與文件分包裝置連接，電子標簽通過手持錄入裝置信號連接電子檔案管理系統。系統使實體電子兩端有機結合，提升工作效率，防止出現錯漏。電子標簽應用靈活，經濟性好，適配方便，便于舊系統快速改造。

技術領域

本實用新型涉及一種檔案管理系統，尤其是一種紙電一體化存檔系統。

背景技術

紙電一體化存檔系統，增強實物檔案和電子檔案的協同管理，減少管理工作步驟，減小失誤。

隨著我國經濟、科技水平的不斷發展進步，電網等基礎設施建設不斷完善，電氣化程度越來越高，居民、企業的用電信息隨之急劇增長。除了信息統計工作量大大增加外，電力調控對數據管理應用也有了更高的要求。隨著辦公無紙化、網絡化的倡導普及，電子檔案被越來越廣泛的應用，電力信息的管理應用也越來越快捷方便，不但省去了實物檔案搬運翻閱的步驟，權限管理也更明晰，極大的提升了查找調用的效率。但實際應用中，不少文件資料仍然有原始文件存檔或實物備份的需求，這無形中造成了一份資料，兩份檔案的情況。且實物檔案和電子檔案管理相對獨立，無法有效融合在一起，相當于實際應用中重復管理了兩份檔案。兩份檔案在錄入、調取、保存等變動時都須在電子端和實物端一式兩份、保持同步，而現實中電子端和實物端更新往往存在時間差，多數情況下更新信息一致性須額外手動查驗，非但無法體現電子檔案的優勢，反而增加了工作負擔。更多的工序步驟也使檔案管理失誤率上升，出現數據錯漏的情況。將原有的舊式實體檔案納入新型電子管理系統的電子化改造更是耗費巨大、負擔沉重，讓許多檔案管理者望而卻步。

實用新型內容

本實用新型所要解決的技術問題是提供一種升級改造方便快捷，使用安全可靠的紙電一體化存檔系統。

為解決上述技術問題，本實用新型的技術方案是：一種紙電一體化存檔系統，包括實體檔案收儲裝置和電子檔案管理系統，所述實體檔案收儲裝置包括設置有分格的檔案架，各所述分格設置有編號，配套所述分格設置有盛裝實體檔案的文件分包裝置，所述文件分包裝置上設置有連接裝置；所述電子檔案管理系統包括內置有檔案管理程序的服務器主機，所述服務器主機通過檔案管理程序存儲有與實體檔案對應的電子檔案；還包括可編輯、存儲信息的電子標簽，所述電子標簽通過所述連接裝置與所述文件分包裝置連接，所述電子標簽通過手持錄入裝置信號連接所述電子檔案管理系統。

作為優選的技術方案，所述文件分包裝置包括適配檔案架分格的資料夾、文件袋和檔案盒，所述資料夾、文件袋或檔案盒表面分別設置有所述連接裝置。

作為優選的技術方案，所述電子標簽使用硬質卡片封裝，所述連接裝置包括適配所述硬質卡片的標簽套，所述標簽套上設置有適配所述硬質卡片的插接口。

作為優選的技術方案，所述手持錄入裝置包括射頻讀寫器，所述射頻讀寫器信號連接所述服務器主機和所述電子標簽。

作為優選的技術方案，所述服務器主機連接有輸入/輸出設備，并可與手持錄入裝置信號連接，所述服務器主機通過手持錄入裝置識別、編輯電子標簽上儲存的信息。

由于采用了上述技術方案，紙電一體化存檔系統應用電子標簽，將實物檔案和電子檔案系統聯系起來，信息查找、調用、更新等都能做到在實體電子兩端有機結合，協調同步，提升數據管理的工作效率、防止出現更新不同步等錯漏。電子標簽不直接與檔案或檔案架分格綁定，通過文件分包裝置和編號聯系，應用靈活，經濟性好，適配方便，便于舊系統快速改造。

附圖說明

以下附圖僅旨在于對本實用新型做示意性說明和解釋，并不限定本實用新型的范圍。其中：