[發明專利]一種基于電子文件和記錄管理方法

在審

• 申請號: 202011167441.2
• 申請日: 2020-10-27
• 公開（公告）號: CN112286868A
• 公開（公告）日: 2021-01-29
• 發明（設計）人: 林寧
• 申請（專利權）人: 冠群信息技術（南京）有限公司
• 主分類號: G06F16/11
• 分類號: G06F16/11;G06F16/14;G06F16/16;G06F16/17
• 代理公司: 重慶百潤洪知識產權代理有限公司 50219
• 代理人: 陳萬江

本發明涉及一種基于電子文件和記錄管理方法，將紙質文檔統一掃描成電子文件后上傳至歸檔服務器中進行歸檔，為了確保電子文件的安全，在歸檔之前電子文件會在管理服務器中進行評審，通過評審之后歸檔服務器將電子文件進行歸檔存儲，并向上傳者返回鏈接文件，上傳者可以通過提交鏈接文件快速地找到對應的電子文件，使得電子文件的管理更加合理；同時為了避免上傳者在修改時添加非法內容，上傳者對電子文件進行修改時，管理服務器也會對修改部分進行審核判斷，進一步確保電子文件內容的安全性。

技術領域

本發明涉及電子文檔管理技術領域，具體是一種基于電子文件和記錄管理方法。

背景技術

針對現實一些重要紙質文件存放后，后期想找紙質文檔的困難的問題，出現了許多電子文件管理系統。現有的電子文件管理系統主要是對紙質文檔歸檔后存放的管理，能讓人快速找到相應的紙質文件信息和存放的地方，比如系統用戶在系統中申請借閱某一文件，管理員可以通過目錄在線下找到該資料文件，然后借給系統用戶查閱。

但是現有的針對紙質文檔的電子文件管理系統存在管理混亂、安全性較差的問題，并且管理者無法獲悉文件的內容是否違規，系統中往往存在大量非法內容。

發明內容

有鑒于此，本發明的目的是提供一種基于電子文件和記錄管理方法，純電子化管理，使得文檔管理更加完善，也更加安全。

本發明的一種基于電子文件和記錄管理方法，包括步驟：

(1)掃描紙質文件，將紙質文件轉化文電子文件；

(2)將電子文件按照特定格式命名后通過網絡上傳至歸檔服務器；

(3)電子文件到達歸檔服務器之間會被管理服務器攔截，管理員從管理服務器中下載電子文件進行評審，評審通過后管理員將該電子文件上傳至歸檔服務器中進行歸檔存儲，同時歸檔服務器發送對應的鏈接文件給上傳者，上傳者提交鏈接文件給歸檔服務器直接訪問對應的電子文件；

(4)上傳者可以對歸檔存儲的文檔進行編輯，具體步驟為：

上傳者向歸檔服務器申請文件編輯；

歸檔服務器將電子文件發送至管理服務器中，上傳者將修改部分提交至管理服務器中，管理服務器根據修改部分對電子文件進行修改，同時對修改部分進行敏感詞判定和修改前后的相似度判定；

如果判定出現敏感詞，則退回修改部分，將原電子文件上傳至歸檔服務器進行歸檔，并向上傳者返回修改失敗信息；

如果判定修改前后的電子文檔相似度過低，則通知管理員對修改部分進行評審，通過后再上傳至歸檔服務器進行歸檔，如果評審不通過則退回修改部分，將原電子文件上傳至歸檔服務器進行歸檔，并向上傳者返回修改失敗信息；

(5)除管理員和上傳者以外的訪問者訪問電子文件時，需要上傳者進行授權。

進一步地，所述歸檔服務器按照日期和上傳者的身份信息建立文件夾，電子文件存儲在文件夾內，所述鏈接文件包含對應的日期、上傳者身份信息和電子文件的名稱信息，歸檔服務器安裝所述連接文件內的日期、上傳者身份信息和電子文件的名稱信息對電子文件進行檢索。

進一步地，所述歸檔服務器在每一次修改后將原電子文件保存三個月后刪除，上傳者可以申請恢復原電子文件。

進一步地，當所述修改部分占原電子文件的50％以上時，需要管理員進行重新評審。

進一步地，當所述電子文件為文字類文檔時，修改部分的判定依據修改部分的字數來判斷；當電子文檔問圖片類文檔時，則根據圖像相似度算法進行判斷。