[發(fā)明專利]檔案管理系統(tǒng)及操作流程

在審

• 申請?zhí)枺?/td>: 202010436070.7
• 申請日: 2020-05-21
• 公開（公告）號: CN111680199A
• 公開（公告）日: 2020-09-18
• 發(fā)明（設計）人: 蘇磊;王菁
• 申請（專利權）人: 寧波金匱信息技術有限公司
• 主分類號: G06F16/93
• 分類號: G06F16/93;G06F16/906;G06F21/62;G06F21/31
• 代理公司: 余姚德盛專利代理事務所(普通合伙) 33239
• 代理人: 周積德

1.檔案管理系統(tǒng)，包括用戶查詢終端、信息收集平臺、檔案處理系統(tǒng)、檔案存儲終端及自動壓縮備份單元，其特征在于，

所述用戶查詢終端通過權限管理模塊與所述檔案處理系統(tǒng)、所述信息收集平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，對所述檔案處理系統(tǒng)中的檔案文件進行調(diào)取、查閱、編輯、下載及其他運用；

所述信息收集平臺包括檔案資料在線收集平臺、檔案資料網(wǎng)絡接收平臺及檔案資料藍牙傳輸模塊，通過各路資料收集渠道將檔案資料收集完畢之后，利用檔案整理歸檔單元將資料分類整理并與所述檔案處理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互，對所述檔案處理系統(tǒng)中的檔案文件進行數(shù)據(jù)更新及覆蓋；

所述檔案處理系統(tǒng)用于接收用戶查詢終端的查詢指令，通過所述權限管理模塊認證后將查詢檔案反饋給用戶查詢終端，分類存儲信息收集平臺收集整理的各類檔案，實現(xiàn)檔案文件的管理；

所述檔案存儲終端用于存儲所述檔案處理系統(tǒng)整理完成的檔案資料，并將系統(tǒng)設置時間區(qū)域內(nèi)的檔案資料自動存入所述自動壓縮備份單元，避免檔案遺失或被惡意篡改；

檔案管理包括檔案全局管理、查詢權限管理、查詢?nèi)藛T信息管理、界面菜單管理、檔案數(shù)據(jù)管理、檔案存儲管理、檔案系統(tǒng)日志及檔案更新動態(tài)等信息管理，便于直接在查詢界面查詢所需檔案的一切相關信息，方便用戶查詢、調(diào)取或者借閱。

2.根據(jù)權利要求1所述的檔案管理系統(tǒng)，其特征在于，所述權限管理模塊包括RFID門禁卡、身份信息及檔案借閱信息記錄及檔案查詢密碼及密保；

所述RFID門禁卡為檔案管理工作人員所有，具有自行編錄及處理檔案信息的權限；

所述身份信息及檔案借閱記錄可涉及檔案管理人員及檔案借閱人員，便于系統(tǒng)對檔案借閱信息的統(tǒng)計記錄；

所述檔案查詢密碼及密保設置，便于認證新增借閱人員信息及相關信息錄入，更新借閱適應范圍。

3.根據(jù)權利要求1所述的檔案管理系統(tǒng)，其特征在于，所述檔案整理歸檔單元包括檔案資料分類標準單元、檔案資料識別單元及檔案資料著錄單元；

所述檔案資料分類標準單元設置相應的分類標準，檔案資料識別單元根據(jù)分類標準將檔案資料一一分類整理；

所述檔案著錄單元可將符合分類標準的檔案資料進行分類存檔，并將著錄信息保存，將不符合各分類標準的檔案退回并提示工作人員進行處理。

4.根據(jù)權利要求1所述的檔案管理系統(tǒng)，其特征在于，所述檔案處理系統(tǒng)包括檔案檢索模塊、檔案管理模塊、檢索服務模塊、系統(tǒng)配置模塊及文件配置模塊，用于獲取待處理檔案，并將其處理成設定標準格式的檔案文件；

所述檔案檢索模塊用于接收用戶通過用戶查詢終端輸入的檢索請求，并根據(jù)其具體請求，在所述檔案處理系統(tǒng)中查詢可匹配檢索請求的目標檔案，將文檔信息反饋給用戶查詢終端；

所述檔案管理模塊用于處理檔案處理系統(tǒng)中檔案文件的分類及存儲整理；

所述檢索服務模塊用于根據(jù)用戶操作對所述檔案管理數(shù)據(jù)庫中全部檔案文件進行包括索引維護在內(nèi)的管理；

所述系統(tǒng)配置模塊用于根據(jù)用戶操作對所述檔案管理服務器配置進行管理；

所述文件配置模塊用于在所述用戶查詢終端、所述檔案處理系統(tǒng)及所述信息收集平臺之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互和傳遞。

5.根據(jù)權利要求4所述的檔案管理系統(tǒng)，其特征在于，所述檔案檢索模塊包括全文檢索單元、高級檢索單元、篩選檢索單元、自定義檢索單元、收藏夾檢索單元及時間權限單元；

所述檔案管理模塊包括查詢權限處理單元、檔案格式處理單元、檔案分類處理單元、檔案著錄處理單元、檔案排序處理單元及檔案刪除處理單元；

所述檢索服務模塊包括檢索管理單元、檢索模板單元、索引消息單元、在線學習單元、在線組織處理單元及編輯記錄保存單元。

6.根據(jù)權利要求1所述的檔案管理系統(tǒng)，其特征在于，所述自動壓縮備份單元包括檔案定時監(jiān)控單元、檔案接受控制單元及檔案存檔監(jiān)控單元。

7.根據(jù)權利要求1所述的檔案管理系統(tǒng)，其特征在于，所述檔案管理系統(tǒng)包括實體檔案庫房信息管理，所述實體檔案庫房內(nèi)設有多個實體檔案存放單元，所述檔案存放單元內(nèi)分別放置歸檔處理的紙質檔案，所述檔案外端分別設有RFID標簽。

8.檔案管理系統(tǒng)操作流程，采用權利要求1-7任一項所述的檔案管理系統(tǒng)，其特征在于，所述操作流程包括調(diào)取借閱電子檔案及紙質檔案；

其中，關于調(diào)取借閱電子檔案的步驟：

S1、用戶在客戶查詢終端輸入檢索條件，送入檔案管理系統(tǒng)進行查閱審批，系統(tǒng)判斷是否能夠調(diào)取待查閱檔案，若不能調(diào)取復合檢索條件的檔案，用戶則在客戶端重新輸入檢索條件進行二次檢索；

S2、檔案信息系統(tǒng)取出檔案，用戶選擇是否對檔案信息進行編輯處理，若不編輯相應檔案，用戶在查閱檔案后退出檔案管理系統(tǒng)；

S3、對檔案進行新建文檔編輯，檔案管理系統(tǒng)保存編輯文檔后，退出檔案管理系統(tǒng)。

其中，關于調(diào)取借閱紙質檔案的步驟：

S1、用戶在客戶端查看紙質檔案借閱信息及存放狀態(tài)，判斷現(xiàn)有庫存內(nèi)是否存在相關檔案，若存在相關檔案，客戶端顯示相關檔案的存放位置及RFID標簽編碼等信息，便于用戶查找，借閱時工作人員在客戶端錄入借閱信息，退出檔案管理系統(tǒng)；

S2、若檔案庫不存在相關檔案，判斷檔案庫是否存在檔案外界記錄，若有外借記錄，用戶查閱記錄后退出檔案管理系統(tǒng)，借閱新型可幫助用戶判斷下次查詢借閱時間，方便下次借閱；

S3、若客戶端不存在相關借閱記錄，判斷本檔案庫不存在用戶查詢檔案，退出檔案管理系統(tǒng)。