[發明專利]一種自動化歸檔整理信息系統

有效

• 申請號: 202010386551.1
• 申請日: 2020-05-09
• 公開（公告）號: CN111597150B
• 公開（公告）日: 2023-09-12
• 發明（設計）人: 段興川;楊金龍;姜忠瑞;成華;黃軍;張曉慧;況金霞;汪松苗
• 申請（專利權）人: 云南馳宏鋅鍺股份有限公司
• 主分類號: G06F16/16
• 分類號: G06F16/16;G06F21/16;G06V30/14;G06Q10/10
• 代理公司: 北京隆達恒晟知識產權代理有限公司 11899
• 代理人: 李中強

1.一種自動化歸檔整理信息系統，其特征在于：所述的自動化歸檔整理信息系統主要包括功能：能夠適應多種辦公系統，對電子文件自動進行檔案化的整理，包括：自動收集、分類、排序、組卷、整理、歸檔、查借閱，支持自定義建立私人訂制的檔案數據庫，具備高級進階檢索功能；

所述的自動進行檔案化的整理，該系統對接收的成果性文件進行檔案化整理，實現自動分類、自動識別保管期限、自動編目、自動識別頁碼、自動OCR識別內容、自動組卷、自動排列件號、自動加蓋歸檔章、自動上架、自動加蓋水印功能；

所述的自動分類和自動識別保管期限：系統依據《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》作為自動分類標準，該表涵蓋本單位所有業務過程中形成的文件資料范圍，并按業務進行分類和確定保管期限，當文件進入檔案系統后，系統將文件名與《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》進行關鍵字匹配，確定分類和保管期限，同時，檔案系統具備匹配精度自動計算功能，每經過一次匹配就逐步提高匹配的精確度，最終實現分類和保管期限界定越來越精準，同時支持手工調整件號順序和件內文件順序；

所述的自動編目包括：系統對接收到的文件，區分全宗，劃分年度、類別、保管期限后，自動排列組卷、識別頁碼、確定件號、蓋歸檔章、填寫《卷內文件目錄》、裝盒過程，該系統能對上述工作實現自動化處理；

所述的自動識別頁碼：文件進入檔案系統后，系統會對文件目錄下的文件正文及附件進行頁碼識別，過濾空白頁面，并對所有識別出的頁碼匯總相加得出該條目錄下所有文件的頁數總和；

所述的自動OCR識別內容：文件進入檔案系統后，在服務器空閑時系統對所有掃描格式的文檔內容進行OCR識別，識別精度達到99%，并將識別出的文字內容自動遷移到檔案內容及檢索數據庫，滿足檔案內容檢索需要；

所述的自動排列件號、自動組卷是指：文件進入檔案系統后，檔案系統能自動識別文件的全宗號歸屬、格式、年度、類別、題名、責任者、形成日期、保管期限、頁數總和關鍵信息，在同一全宗下區分文件格式后，按照“年度——類別——保管期限——件號”的邏輯順序進行自動排列，其中：件號順序默認以文件進入系統時間排列順序，并同時具備手動調整件號功能，確定件號后便確定文件的唯一檔號，系統按檔號順序排列后生成《卷內文件目錄》，系統在識別頁碼的基礎上，以5cm厚度檔案盒子裝入300頁文件為基礎，確定每個檔案盒需要裝入的檔案數量，選中需裝入的檔案后可自行下載《卷內文件目錄》和《備考表》，并同步將檔案進行下載或打印，最終實現自動組卷；

所述的自動加蓋歸檔章：歸檔章內容包括全宗號、機構、年度、保管期限、件號、頁數6個元素，該系統實現了系統加蓋歸檔章功能，進入檔案系統的文件在自動組卷完成后即確定每件檔案上述6個元素，系統完成6個元素內容填充后按照電子簽章模式，以標準歸檔章格式自動加蓋歸檔章在檔案第一頁右上角空白位置；

所述的自動上架：該系統能實現模擬實體檔案庫房在系統內設計3D庫房，實現所有庫房實景布局與實體庫房一致，在完成組卷及歸檔后即可實現以“盒”的形式添加到3D庫房的檔案密集架上，達到上架效果，在預覽3D庫房時可直接在預覽檔案盒的關鍵內容數據和檔案關鍵信息；

所有進入檔案系統中的文件，在完成組卷歸檔后，用戶在申請遠程查借閱時，在系統中檢索文件時能實現檢索界面添加水印，同意查借閱后在遠程瀏覽檔案時，實現檔案瀏覽界面添加水印。