[發明專利]會計檔案智能管理方法及智能管理系統

在審

• 申請號: 201810309728.0
• 申請日: 2018-04-09
• 公開（公告）號: CN108595545A
• 公開（公告）日: 2018-09-28
• 發明（設計）人: 周夢霞
• 申請（專利權）人: 周夢霞
• 主分類號: G06F17/30
• 分類號: G06F17/30;G07F17/12
• 代理公司: 北京細軟智谷知識產權代理有限責任公司 11471
• 代理人: 劉靜榮

本發明公開了一種會計檔案智能管理方法，包括存放文件方法、拿取文件方法和查閱目錄信息方法，存放文件方法：給會計檔案分配唯一的編碼，該編碼只對應于存放會計檔案的檔案柜中的一個檔案格；對用戶進行身份驗證，使得該用戶只能使用其權限對應的檔案格；輸入編碼給總控制系統，總控系統給該編碼對應的檔案格下達指令；當該用戶不具有檔案格對應權限時，結束；總控系統控制該檔案格從檔案柜中彈出，放置會計檔案至檔案格，該檔案格回歸原位；檔案格中的掃描結構對會計檔案表面的標簽頁掃描，并將數據傳給總控系統。本發明還公開了一種會計檔案智能管理系統。本發明通過編碼信息自動尋找對應的檔案格并彈出，極大的提高了存取的效率。

技術領域

本發明涉及會計檔案管理領域，特別是一種會計檔案智能管理方法及智能管理系統。

背景技術

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，會計檔案的管理對企業財務管理十分的重要，并且由于行業的特殊性，往往需要使用紙質等實體材料。然而，現有的會計檔案管理方法較為落后，會計檔案的歸檔與借出都要依靠人工記錄、查找，工作量巨大，查找過程繁瑣，而且單純依靠人工查找，出錯率較高，甚至可能會導致會計檔案的遺失，作為企業重要的資料易被盜取，給企業造成損失，因此，如何便捷、智能的管理會計檔案、提高相關工作人員的工作效率與準確率，是目前亟待解決的一項技術問題。

發明內容

針對現有技術存在的問題，本發明提供了一種會計檔案智能管理方法及智能管理系統。

一種會計檔案智能管理方法，其特征在于，包括存放文件方法、拿取文件方法和查閱目錄信息方法，其中，存放文件方法如下：

①給會計檔案分配唯一的編碼，該編碼只對應于存放會計檔案的檔案柜中的一個檔案格；

②對用戶進行身份驗證，使得該用戶只能使用其權限對應的檔案格；

③輸入編碼給總控制系統，總控系統給該編碼對應的檔案格下達指令；當該用戶不具有檔案格對應權限時，結束；

④總控系統控制該檔案格從檔案柜中彈出，放置會計檔案至檔案格，該檔案格回歸原位；

⑤檔案格中的掃描結構對會計檔案表面的標簽頁掃描，并將數據傳給總控系統；

⑥完成存放。

拿取文件方法如下：

①對用戶進行身份驗證，使得該用戶只能使用其權限對應的檔案格；

②輸入要拿取文件的編碼，當用戶具有該編碼對應檔案格的使用權限時，進行步驟③；否則，結束；

③總控系統接收輸入的編碼，并控制開啟檔案格；

④用戶取出會計文檔，檔案格回歸原位；

⑤完成拿取。

查閱目錄信息方法包括：

①對用戶進行身份驗證，使得該用戶只能查閱其權限對應的檔案格的目錄信息；

②通過總控系統帶有的顯示屏來顯示該用戶權限內的所有目錄信息；或者輸入會計檔案的編碼給總控系統，顯示屏顯示該編碼對應的會計文檔的目錄信息；

③完成查閱。

進一步的，編碼印制在會計檔案封面，總控系統連有能夠識別編碼的掃碼器。

進一步的，編碼為二維碼，掃碼器為攝像頭。

進一步的，總控系統儲存有智能操作系統，使得用戶可以通過該智能操作系統刪除、增加、導入、導出、審批操作的一種或幾種。

進一步的，總控系統儲存有歷史記錄模塊，用于記錄會計檔案的存取歷史。