[發(fā)明專利]一種人事檔案隨機信息化管理方法

在審

• 申請?zhí)枺?/td>: 201810129100.2
• 申請日: 2018-02-08
• 公開（公告）號: CN108960700A
• 公開（公告）日: 2018-12-07
• 發(fā)明（設計）人: 姜素蘭;王曉震;姜南;閆龑;楊影;徐娟
• 申請（專利權）人: 北京聯(lián)合大學
• 主分類號: G06Q10/08
• 分類號: G06Q10/08;G06F17/30
• 代理公司: 北京思海天達知識產權代理有限公司 11203
• 代理人: 張立改

1.一種人事檔案隨機信息化管理方法，其特征在于，以人事檔案管理操作流程為基礎，包括以下步驟：

(1)先建立一系列表，至少包括人員信息表、檔案信息表、存儲位置信息表、人員檔案位置對應表、系統(tǒng)操作記錄表，這些表的內容及用途如下：

(2)檔案入庫操作：

1)首先要求操作員從人員信息表中選擇將要存入庫的檔案所屬人員信息，并給出該份檔案的檔案盒數(shù)量，每個人員給出一個唯一的編碼稱為人員編碼，人員信息表中每個人員中均標記對應的人員編碼，同時每個人員編碼還對應此人員相關的檔案信息表、人員檔案位置對應表；同時在每個人員的每個檔案盒上標有此人員的人員編碼；

2)將檔案庫的實體位置以庫、行、列、柜、格逐級標記，庫為最大單位，格為最小單位，通過自動編碼，為整個檔案庫的存儲格分配唯一編碼，記為檔案庫編碼，進一步生成對應的存儲位置信息表；檔案入庫時按照首次適應算法為不同人員檔案從存儲位置信息表中檔案庫編碼標記為空的地方查找適合的存儲位置，并將存儲位置信息表中檔案庫實體格對應存儲位置的狀態(tài)修改為滿；

3)操作員按照步驟2)給定的存儲位置將實體檔案存入實體檔案庫相應格子，同時在人員檔案位置對應表中增加一條或多條記錄，記錄檔案所屬人員、實體檔案存儲位置信息；

4)在檔案信息表中增加一條記錄，記錄檔案所屬人員、檔案狀態(tài)、檔案盒數(shù)量、檔案入庫日期信息；

5)在系統(tǒng)操作記錄表中增加一條記錄，記錄該次入庫操作的操作員、入庫檔案所屬人員信息、操作時間等相關內容；

(3)檔案查檔操作：

1)首先通過人員的工號或身份證號或姓名等信息從人員信息表中查詢出被查閱人員的唯一編碼，通過該唯一編碼從人員檔案位置對應表中查詢到被查閱人實體檔案所存儲的位置信息；

2)查詢員通過步驟1)得到的位置信息在檔案庫的實體位置取出相應檔案，給查檔人查閱；

3)在操作記錄表中增加一條記錄，記錄該次查檔操作的查詢員、被查閱檔案所屬人員信息、操作時間等相關內容；

(4)檔案借閱操作

1)首先通過人員的工號或身份證號或姓名等信息從人員信息表中查詢出被查閱人員的唯一編碼，通過該唯一編碼從人員檔案位置對應表中查詢到被查閱人實體檔案所存儲的位置信息；

2)操作員通過步驟1)得到的位置信息從檔案庫的實體位置取出相應實體檔案，交給借閱人；

3)將人員檔案位置對應表中該份檔案的對應記錄信息刪除，將人員檔案位置對應表中此時相應位置狀態(tài)置空，在檔案信息表中記錄該份檔案的狀態(tài)為借出，記錄檔案應歸還時間；

4)在操作記錄表中增加一條記錄，記錄該次借閱操作的操作員、被借閱檔案人員信息、借閱時間等相應內容。

(5)檔案歸還操作

1)操作員根據(jù)待歸還檔案信息在檔案信息表中查詢該檔案所對應的應歸還記錄，并獲得該份檔案的檔案盒數(shù)量；

2)按照首次適應算法為該份檔案重新從存儲位置信息表中檔案庫編碼標記為空的地方查找適合的存儲位置；

3)操作員按照步驟2)給定的存儲位置將實體檔案存入實體檔案庫相應格子，同時在人員檔案位置對應表中增加一條或多條記錄，記錄檔案所屬人員、實體檔案存儲位置信息；

4)在檔案信息表中記錄該份檔案的狀態(tài)為在庫，清除檔案應歸還時間信息；

5)在操作記錄表中增加一條記錄，記錄該次歸還操作的操作員、被歸還檔案人員信息、歸還時間等相應內容；

(6)檔案出庫操作

1)首先通過人員的工號或身份證號或姓名等信息從人員信息表中查詢出被查閱人員的唯一編碼，通過該唯一編碼從人員檔案位置對應表中查詢到被查閱人實體檔案所存儲的位置信息；

2)操作員通過步驟1)得到的位置信息從檔案庫的實體位置取出相應實體檔案；

3)將人員檔案位置對應表中該份檔案對應的記錄信息刪除，將人員檔案位置對應表中此時相應位置狀態(tài)置空，同時在檔案信息表中標記該份檔案處于出庫狀態(tài)；

4)在操作記錄表中增加一條記錄，記錄該次出庫操作的操作員、出庫檔案人員信息、出庫時間等內容；

(7)檔案盤庫操作

該操作主要是按當前人事檔案盒在檔案庫中的物理存放位置順序將人事檔案輸出，提供給人事檔案庫房管理人員，用于其對庫房內實體檔案進行盤點。

上述步驟的(3)-(7)順序任一排布，即可以采用任意不同的操作。

2.按照權利要求1所述的方法開發(fā)一套人事檔案隨機信息化管理方法系統(tǒng)，其特征在于，主要包括系統(tǒng)安全登錄模塊、檔案入庫模塊、檔案借閱模塊、檔案出庫模塊、系統(tǒng)權限管理模塊、統(tǒng)計分析模塊、檔案盤庫模塊等功能模塊，還可以設立管理用戶模塊：設立對系統(tǒng)有管理權限的用戶信息，包括超級管理員、操作員、查詢人員等。權限分配模塊：對管理用戶的權限進行分配，限制不同類型的用戶具有不同的系統(tǒng)使用權限，保證用戶不能越權查看或操作系統(tǒng)。