[發(fā)明專利]一種檔案管理系統(tǒng)

在審

• 申請?zhí)枺?/td>: 201711291294.8
• 申請日: 2017-12-08
• 公開（公告）號: CN109902773A
• 公開（公告）日: 2019-06-18
• 發(fā)明（設(shè)計）人: 吳穹
• 申請（專利權(quán)）人: 吳穹
• 主分類號: G06K17/00
• 分類號: G06K17/00;G07C9/00
• 代理公司: 濟南泉城專利商標(biāo)事務(wù)所 37218
• 代理人: 張貴賓

本發(fā)明公開了一種檔案管理系統(tǒng)，包括用于存放檔案的檔案室、數(shù)據(jù)采集模塊、云端服務(wù)器和移動終端，本發(fā)明的檔案管理系統(tǒng)，提高了檔案管理系統(tǒng)的電子化應(yīng)用水平，提高了工作效率，實現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)的全面數(shù)字化，提供了一個“集中、統(tǒng)一、規(guī)范”的現(xiàn)代化稽核系統(tǒng)，且實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與其他平臺之間的無縫對接，使檔案的收集、檔案管理、檔案利用真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，為檔案信息化進一步提升搭建了良好的平臺。

技術(shù)領(lǐng)域

本發(fā)明涉及管理系統(tǒng)應(yīng)用領(lǐng)域，特別涉及一種檔案管理系統(tǒng)。

背景技術(shù)

現(xiàn)有技術(shù)中，檔案管理系統(tǒng)還未實現(xiàn)完全的智能化管理，部分工作還需要人工完成，例如在檔案館內(nèi)查取用戶借閱的檔案、將借閱完畢的檔案放回其原始位置，或盤點檔案室內(nèi)的所有檔案，以排查擺放錯位或丟失的檔案。在檔案庫存量較大的情況下，采用人工查取、存放或盤點檔案則需要消耗大量的人力與時間，因而，制約著檔案管理系統(tǒng)整體工作效率及服務(wù)質(zhì)量的提升。同時，人工管理檔案的過程中，將必不可免的出現(xiàn)一些由于人為疏忽導(dǎo)致的失誤，例如將借閱完畢的檔案擺放在錯誤的位置或在盤點檔案的過程中未發(fā)現(xiàn)丟失的檔案，從而影響了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。

檔案館所藏檔案以紙張的存儲介質(zhì)為主，紙質(zhì)文件不僅難以永久保存和備份，極易受外界環(huán)境的影響，而且占用大量空間，隨著數(shù)量的不斷增加，倉儲費用和管理成本不斷增加。

在手工檢索檔案信息的過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)其記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率低、查準(zhǔn)率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用檔案資源提供良好的服務(wù)。

巨大的館藏容量使得在手工管理模式下工作的工作人員普遍感覺“力不從心”。檔案館迫切需要對館藏檔案進行系統(tǒng)、全面、高效的電子化管理。

發(fā)明內(nèi)容

本發(fā)明為了彌補現(xiàn)有技術(shù)的不足，提供了一種快捷方便的檔案管理系統(tǒng)。

本發(fā)明是通過如下技術(shù)方案實現(xiàn)的：

一種檔案管理系統(tǒng)，其特征在于，包括用于存放檔案的檔案室、數(shù)據(jù)采集模塊、云端服務(wù)器和移動終端。

本發(fā)明的一種檔案管理系統(tǒng)，所述數(shù)據(jù)采集模塊包括：檔案著錄模塊、數(shù)據(jù)檔案文件導(dǎo)入模塊、檔案掃描模塊、檔案檢查模塊和檔案歸檔模塊；所述檔案室入口相應(yīng)位置設(shè)置有目錄二維碼，所述檔案室包括若干檔案架，每個所述檔案架的一端設(shè)置有明細(xì)二維碼，所述目錄二維碼和明細(xì)二維碼的數(shù)據(jù)信息保存至所述云端服務(wù)器，且所述目錄二維碼和明細(xì)二維碼為可編輯二維碼，所述目錄二維碼內(nèi)按照分類列出檔案室的檢索目錄及對應(yīng)檔案架的擺放位置，所述明細(xì)二維碼詳細(xì)記錄了每個檔案架上檔案摘要信息及其擺放順序，所述檔案架上設(shè)置有若干檔案格，所述檔案格的上端設(shè)置有編號，所述檔案格的下端設(shè)置有借還二維碼，所述檔案格的內(nèi)側(cè)設(shè)置有與所述借還二維碼相配合的借還鎖，所述借還二維碼通過移動終端的掃描將借閱指令發(fā)送至云端服務(wù)器，所述云端服務(wù)器控制借還鎖打開，實現(xiàn)檔案的借閱，借閱完成需要歸還時，先將檔案放回原處，再次掃描所述借還二維碼，所述云端服務(wù)器收到歸還指令后控制借還鎖鎖緊，實現(xiàn)檔案的歸還。

本發(fā)明的一種檔案管理系統(tǒng)，所述目錄二維碼和明細(xì)二維碼為設(shè)置權(quán)限的可編輯二維碼，所述借還鎖可設(shè)置在所述檔案格的前端頂部或底部，其設(shè)置為伸縮式電子鎖。

本發(fā)明的一種檔案管理系統(tǒng)，所述檔案室內(nèi)還設(shè)置有若干監(jiān)控攝像頭。

本發(fā)明的一種檔案管理系統(tǒng)，所述檔案的借閱采用限時免費與超時計費相結(jié)合的形式，用戶在借閱時需要具有授信擔(dān)保。

本發(fā)明的有益效果是：