[發明專利]一種檔案管理方法

在審

• 申請號: 201711291085.3
• 申請日: 2017-12-08
• 公開（公告）號: CN110020030A
• 公開（公告）日: 2019-07-16
• 發明（設計）人: 吳穹
• 申請（專利權）人: 吳穹
• 主分類號: G06F16/93
• 分類號: G06F16/93;G07C9/00;G08B13/08;G08B13/181
• 代理公司: 濟南泉城專利商標事務所 37218
• 代理人: 張貴賓

本發明公開了一種檔案管理方法，屬于檔案管理領域。本發明服務器上審批各存儲區的文件取放申請；建立配置文件，在歸檔時進行讀取，歸檔時，檔案目錄查詢機制，對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過；任一存儲區的光導通狀態發生變化時，判斷其是否通過所述文件取放申請，是則進行記錄，否則發出報警信息。與現有技術相比，本發明方法能夠減少了檔案管理人員的工作量，實現電子檔案在線瀏覽，具有很好的推廣和應用價值，解決了紙件存檔存在的難找、易亂問題，還實現了計算機有效進行權限管理，管理者審批通過文件取放申請后，辦事人員才能取放文件，從而避免了隨意取放、文件丟失或誤放等問題，特別適合房產檔案管理。

技術領域

本發明涉及檔案管理領域，具體地說是一種能夠減少了檔案管理人員的工作量的檔案管理方法。

背景技術

檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。其具體包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同 時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。