[發明專利]一種實現檔案管理信息化的方法

在審

• 申請號: 201510973221.1
• 申請日: 2015-12-23
• 公開（公告）號: CN105630923A
• 公開（公告）日: 2016-06-01
• 發明（設計）人: 張誠;閆亮亮;薛心振
• 申請（專利權）人: 浪潮軟件股份有限公司
• 主分類號: G06F17/30
• 分類號: G06F17/30;G06Q10/10
• 代理公司: 濟南信達專利事務所有限公司 37100
• 代理人: 羅文曌

技術領域

本發明涉及檔案管理領域，具體地說是一種能夠減少了檔案管理人員的工作量， 實現電子檔案在線瀏覽的實現檔案管理信息化的方法。

背景技術

隨著計算機信息化技術的發展，信息系統逐漸取代傳統手工業務系統，但檔案管 理仍然是重中之重。

現有技術中檔案通常采用紙件形式（即實體檔案）保存，電腦中保存的索引信息雖 然能夠幫助人員快速查找到檔案存放的具體位置，但卻一直沒能實現紙件檔案與電子檔案 的一一對應。如何實現實體檔案與電子檔案的對應一直是系統重點。

另一方面，于系統中手動進行歸檔給檔案管理人員造成了巨大的工作負擔，申請 人開始探索通過計算機技術實現檔案信息化管理的方案。

發明內容

本發明的技術任務是針對上述現有技術的不足，提供一種實現檔案管理信息化的 方法。該方法配合掃描儀等外部設備，能夠實現電子檔案采集，減少了檔案管理人員的工作 量，實現檔案查詢，電子檔案在線瀏覽的功能。

本發明的技術任務是按以下方式實現的：一種實現檔案管理信息化的方法，包括 以下特點：

（一）建立配置文件，在歸檔時進行讀取，以判斷其是否達到最大卷數，實現歸檔卷數的 靈活配置，增強工程的靈活性及實用性；

（二）歸檔時，檔案目錄查詢機制，對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過，減少性能 消耗；

（三）當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創建，減少維護工作量。

具體來說，本發明方法包括以下步驟：

1）通過系統配置文件設定參數；

2）業務辦理完結，系統自動生成電子檔案記錄，通過內部判定機制檢索應該存入的檔 案目錄，若無檔案目錄則根據編號規則自動創建檔案目錄，若目錄已滿則根據內部關聯尋 找下一檔案目錄，無下級則自動創建；

3）配合掃描儀，通過算法實現文件掃描自動上傳，并與對應電子檔案記錄建立關聯，實 現電子檔案與實體檔案的關聯。

作為優選，步驟1）中所述參數包含檔案全宗號及檔案目錄默認歸檔卷數。

本發明的實現檔案管理信息化的方法通過讀取配置文件，系統判定對應目錄是否 已滿，若已滿自動執行“封盒”操作，并按照順序檢索下一個未滿檔案目錄或自動創建檔案 目錄，并完成歸檔操作，配合掃描儀等外部設備，完成實體檔案采集上傳，建立電子檔案庫， 建立電子檔案與實體檔案的一一對應，實現分類管理及在線瀏覽功能。

與現有技術相比，本發明方法具有以下有益效果：

（一）可以加強電子檔案與實體檔案的關聯性，減輕檔案管理工作人員的工作負擔；

（二）可以實現電子檔案在線瀏覽；

（三）擁有較好的可擴展性。

附圖說明

附圖1是本發明實現檔案管理信息化的方法的流程圖。

具體實施方式

以具體實施例對本發明的實現檔案管理信息化的方法作以下詳細地說明。

實施例：

本發明實現檔案管理信息化的方法包括如下幾個關鍵技術：

1)建立配置文件，在歸檔時進行讀取，判斷其是否達到最大卷數，實現歸檔卷數的靈活 配置，增強工程的靈活性及實用性。

2)歸檔時，檔案目錄查詢機制，對于已滿盒或未開始的檔案目錄直接跳過，減少性 能消耗。

3)檔案目錄創建機制，當未查詢到檔案目錄時，進行目錄自動創建，減少維護工作 量。

上述方法的具體步驟為:

1）通過系統配置文件設定參數,包含檔案全宗號及檔案目錄默認歸檔卷數；

2）業務辦理完結，系統自動生成電子檔案記錄，通過內部判定機制檢索應該存入的檔 案目錄。

如附圖1所示，若無檔案目錄則根據編號規則自動創建檔案目錄，若目錄已滿則根 據內部關聯尋找下一檔案目錄，無下級則自動創建；

3）配合掃描儀，通過算法實現文件掃描自動上傳，并與對應電子檔案記錄建立關聯，實 現電子檔案與實體檔案的關聯。