[發(fā)明專利]高效低炭理念指導(dǎo)下的人事檔案管理系統(tǒng)

在審

• 申請?zhí)枺?/td>: 201310232158.7
• 申請日: 2013-06-09
• 公開（公告）號: CN103279558A
• 公開（公告）日: 2013-09-04
• 發(fā)明（設(shè)計）人: 夏美翠;李長忠;姜華
• 申請（專利權(quán)）人: 青島農(nóng)業(yè)大學(xué)
• 主分類號: G06F17/30
• 分類號: G06F17/30;G06F21/60
• 代理公司: 北京華科聯(lián)合專利事務(wù)所 11130
• 代理人: 王為;孟旭

技術(shù)領(lǐng)域

本發(fā)明涉及一種人員檔案管理的信息化系統(tǒng)，具體是指一種居于數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計的一種有效解決人員檔案或者材料檔案管理的系統(tǒng)。

背景技術(shù)

隨著員工人數(shù)和信息數(shù)量的逐步增加，很多企業(yè)都面臨著檔案繁多，難以管理等問題。經(jīng)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，目前很多企業(yè)的人力資料管理依靠傳統(tǒng)方法，由專管人員一件一件進(jìn)行統(tǒng)計，其任務(wù)繁雜，工作繁重。我們認(rèn)為這種管理方式不再適合當(dāng)前信息高速發(fā)展的社會。

為此，我們研發(fā)了一種檔案管理系統(tǒng)。該檔案管理系統(tǒng)是通過電子信息化的手段對人事的資料和檔案進(jìn)行科學(xué)化的、合理的管理，使得操作人員可以從繁多的檔案項目中快速、準(zhǔn)確的進(jìn)行查找，還可以實(shí)現(xiàn)快速存儲，信息調(diào)閱，檔案目錄的分類等一系列操作，大幅提高了工作效率。

發(fā)明內(nèi)容

本發(fā)明的目的在于提供一種功能全面的檔案管理系統(tǒng)。

本發(fā)明通過計算機(jī)對人事或資料的檔案進(jìn)行信息化的管理，使得檔案管理人員得以從復(fù)雜的檔案項目中快速準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案的查找，存儲，信息調(diào)閱，檔案目錄的分類等等操作，從而大幅提高工作效率。

本發(fā)明所述系統(tǒng)，主要包括檔案采集模塊和系統(tǒng)設(shè)置模塊，其中檔案采集模塊包括5個子模塊，分別為檔案目錄模塊，信息統(tǒng)計模塊，添加全部模塊，導(dǎo)入EXCEL模塊和導(dǎo)出EXCEL模塊，這5個子模塊分別與檔案采集模塊相連接；系統(tǒng)設(shè)置模塊包括修改密碼模塊和設(shè)置保存路徑2個子模塊，這2個子模塊分別與系統(tǒng)設(shè)置模塊相連接。

檔案采集模塊中的5個子模塊（檔案目錄模塊，信息統(tǒng)計模塊，添加全部模塊，導(dǎo)入EXCEL模塊和導(dǎo)出EXCEL模塊）與系統(tǒng)設(shè)置模塊中的2個子模塊（修改密碼模塊和設(shè)置保存路徑模塊）都與數(shù)據(jù)庫連接。

本管理系統(tǒng)中，各個模塊的功能和作用如下：

檔案采集模塊：負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的輸入數(shù)據(jù)清洗、整理，存儲，輸出數(shù)據(jù)的檢索、提煉，是系統(tǒng)的重點(diǎn)。

檔案目錄模塊的功能和作用：本模塊是所有用戶的初始操作位置，用于瀏覽人員信息、部門信息、同時為所有個人檔案的出發(fā)點(diǎn)，通過進(jìn)入不同的模塊可以明確知道人員的個人信息、部門、所有已錄入的檔案內(nèi)容。

信息統(tǒng)計模塊的功能和作用：本模塊主要用于對部門信息進(jìn)行統(tǒng)計，在一些情況下我們需要對部門信息或者人員信息進(jìn)行統(tǒng)計，如共有多少人、多少人檔案缺失。

添加全部模塊的功能和作用：這個模塊主要對全部人員統(tǒng)一添加某一項檔案內(nèi)容。

導(dǎo)入Excel和導(dǎo)出Excel模塊的功能和作用：進(jìn)行信息的導(dǎo)出以及信息的導(dǎo)入等功能。

系統(tǒng)設(shè)置模塊的功能和作用：本模塊包含用戶管理、用戶組管理功能，這些功能主要為管理員提供了管理整個系統(tǒng)的方法使得系統(tǒng)能夠更加穩(wěn)定運(yùn)行。

修改密碼模塊的功能和作用：對用戶密碼進(jìn)行修改和重置。

設(shè)置保存路徑的功能和作用：把數(shù)據(jù)保存到不同的位置，滿足備份和整理的需求。

數(shù)據(jù)庫模塊：存儲數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的提供，數(shù)據(jù)來源于原有數(shù)據(jù)庫，可以通過excel導(dǎo)入和人工錄入兩種方式進(jìn)行，存儲有最基本的用戶信息，部門信息、相關(guān)的檔案信息等。

本發(fā)明的管理系統(tǒng)的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、系統(tǒng)功能齊全

不僅可以管理文件級、案卷級、全宗級的檔案，還可以進(jìn)行收發(fā)文管理及多媒體檔案管理。

2、該項目可以針對不同的檔案實(shí)現(xiàn)個性化設(shè)置，可以對不同類型的檔案可以進(jìn)行個性化的設(shè)置(例如：可以設(shè)定不同的預(yù)留檔案位置，達(dá)到節(jié)省紙張綠色環(huán)保的目的)

3、可以指定打印部分，在打印過程中可以設(shè)置具體的打印的部分，使得可以在原來的檔案上直接打印新添加的部分，這樣就不用重新打印全部的檔案頁，從而達(dá)到節(jié)省油墨和紙張的目的。

4、同時項目兼顧了檔案管理工作的共性問題，使得可以統(tǒng)一設(shè)定相同部分的參數(shù)，節(jié)省工作時間，提高工作效率。

5、為檔案管理工作定制，貼合工作實(shí)際，在實(shí)際應(yīng)用中已經(jīng)取得很好的效果。

6、信息錄入與信息輸出格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案著錄項目、著錄項目標(biāo)識符、著錄格式、著錄用文字、載體類型標(biāo)識等方面完全依照國家檔案著錄規(guī)則。同時也遵循新的檔案管理細(xì)則，可以進(jìn)行文件級管理也可以進(jìn)行案卷級管理。

7、信息安全可靠。該系統(tǒng)的安全機(jī)制主要包括三個方面：一利用MD5算法對數(shù)據(jù)庫中用戶密碼等數(shù)據(jù)進(jìn)行加密；二用戶身份認(rèn)證；三數(shù)據(jù)授權(quán)等，同時實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動定時備份，確保了網(wǎng)上錄入檔案數(shù)據(jù)的安全性及可靠性。