[發明專利]一種電子文件管理方法及其管理系統

在審

• 申請號: 201310180120.X
• 申請日: 2013-05-16
• 公開（公告）號: CN104156374A
• 公開（公告）日: 2014-11-19
• 發明（設計）人: 商忠青
• 申請（專利權）人: 商忠青
• 主分類號: G06F17/30
• 分類號: G06F17/30;G06F17/21;G06F21/60
• 代理公司: 無
• 代理人: 無

技術領域

本發明涉及計算機應用領域，尤其涉及電子文件管理。

技術背景

隨著計算機技術的不斷發展，社會信息化水平日益提高，越來越多的電子文件取代了傳統的紙質文件，既提高了效率，又節約了成本，已經成為不可逆轉的大趨勢。但是，電子文件的一些特點也同時成為了管理的難點：

一是電子文件命名的單一性與保障電子文件完整性的矛盾。一方面，由于一個文件的形成是一個過程，從創建到最后形成往往要經過多次修改，且每次修改都會形成該文件的一個新版記，這些不同版記的文件記錄著該文件形成的脈絡，具有重要的檔案價值，歷來都屬于該文件范疇的重要內容；另一方面，有些文件在形成和辦理過程中，需要同時提供必要的背景資料，它們之間是因果關系，必須相伴而生，無法割裂。這兩種情況在紙質文件時代，很容易處理，也有成熟的管理辦法，而對于電子文件這種形式而言，由于現行的電子文件命名是針對一個個孤立文檔的，于是在電子文件形成過程中產生的不同版記的文檔或者必要的背景資料只能被一個個單獨命名，即使把這些相互孤立的文件存放在同一個文件夾內，理清其脈絡關系也是一件非常專業和麻煩的事，對普通用戶基本不具有實用性，其結果只能是割裂它們彼此之間的傳承或因果關系，形成了電子文件事實上的不完整性。同時由于電子文件不同版記文檔之間這種互相割裂的表現形式，也很容易使操作者形成只重視最新版記的文檔而放任對既往版記文檔管理的不良習慣，從而對電子文件的信息安全、保密造成巨大威脅。

二是電子文件易修改的特點與電子文件真實性的矛盾。電子文件的易修改性與真實性是矛盾的兩個方面，對于編輯文檔而言易修改性顯然是一利，而對保障文檔的真實性卻成了一大難題。為解決這一問題，目前的主要辦法是分別采用不同的文檔形式，即一類文檔形式主要用于解決文檔的編輯問題，立足于易操作性，如word格式、wps格式等；另一類文檔形式主要用于解決文檔的真實性，立足于不可篡改性，如CEB格式、SEP格式等。然而由于目前這兩類文檔形式只能被分別命名，表現為完全相互獨立的兩個電子文件，無法相輔相成，因此并不能有效解決對電子文件易編輯性和真實性的動態要求。

發明內容

有鑒于此，本發明的目的在于提供一種電子文件管理方法及其管理系統，用于實現將電子文件形成過程中的不同版記文檔和同一版記文檔的不同文檔形式以及電子文件的背景資料和其它相關信息統一、有序地融為一體，從而有效解決上述兩個電子文件管理中表現突出的問題。

實現本發明的目的關鍵是要創建一種新的電子文件組織結構，用于替代現行的文件名和文件夾結構，進而作為電子文件管理的基本處理單位。為此，本發明的技術方案是這樣實現的：

一種電子文件管理方法，其特征在于，本方法基于將一種電子文件卷結構作為電子文件管理的基本處理單位，所述電子文件卷結構包括卷項和卷宗：

所述卷項是記錄電子文件形成過程中同一版記的不同文檔形式以及相關操作信息、批注信息、路徑信息等內容的單元，用于更全面地表達相應的版記；

所述卷宗是所有記錄同一版記文檔信息的各卷項的集合，用于管理各版記文檔。

所述電子文件管理方法包括以下步驟：

1)根據用戶要求設計電子文件卷結構，其卷項和卷宗可以根據用戶的需要靈活設定；

2)為每一電子文件申請、生成一個電子文件卷結構；

3)創建卷標，對每一個電子文件卷結構進行基本描述并命名；

4)將電子文檔及其相關背景資料錄入/導入電子文件卷結構；

5)根據電子文件卷結構的要求生成各卷項所需的信息，并存入相應卷項；

6)對電子文件卷結構進行閱辦處理，并依據不同的版記建立相應的卷宗；

7)對電子文件卷結構進行封裝處理。

所述電子文件卷結構以一個有機整體來命名，并作為電子文件管理的基本處理單位。

當對電子文件卷結構進行操作時，它會根據設定模式自動打開選定卷項的內容，從而保持與現行電子文件的展現形式的一致性，而未被選定的卷項內容只是作為隱性資料，需要專門操作才能被打開。

所述卷標統一進行編號。

在電子文件的處理過程中，對電子文件卷結構任一卷項內容進行享有授權并得到確認的修改操作都將導致生成新一版記的卷宗，直至生成最終的版記卷宗。

所述封裝處理是指當確認電子文件卷結構的最終版記卷宗已經生成，將不允許再生成新的版記卷宗，這就意味著此后對電子文件卷結構進行的任何寫操作都將是無效操作，只能進行讀操作。