[實(shí)用新型]基于RFID的檔案自動(dòng)管理系統(tǒng)

有效

• 申請(qǐng)?zhí)枺?/td>: 201220246247.8
• 申請(qǐng)日: 2012-05-29
• 公開(kāi)（公告）號(hào): CN204557517U
• 公開(kāi)（公告）日: 2015-08-12
• 發(fā)明（設(shè)計(jì)）人: 白云飛;喻世斌;艾科技
• 申請(qǐng)（專利權(quán)）人: 北京興科迪科技有限公司
• 主分類(lèi)號(hào): G06K17/00
• 分類(lèi)號(hào): G06K17/00;G06Q10/06
• 代理公司: 北京馳納智財(cái)知識(shí)產(chǎn)權(quán)代理事務(wù)所(普通合伙) 11367
• 代理人: 謝亮;王志剛

技術(shù)領(lǐng)域

本實(shí)用新型涉及檔案信息管理系統(tǒng)，更具體地，涉及一種基于RFID（無(wú)線射頻識(shí)別）的檔案自動(dòng)管理系統(tǒng)。

背景技術(shù)

近年來(lái)，隨著檔案事業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)量逐日增多，檔案種類(lèi)日趨多樣化，檔案的信息量迅速膨脹。而傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于日趨復(fù)雜的檔案系統(tǒng)存在著檔案數(shù)量冗余、檔案查詢盤(pán)點(diǎn)困難、檔案處理時(shí)間長(zhǎng)等現(xiàn)象，導(dǎo)致效率低下。

首先，檔案編目的流程繁瑣，檔案整理時(shí)間冗長(zhǎng)。在傳統(tǒng)的方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類(lèi)、排序、裝訂，然后人工撰寫(xiě)檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫(xiě)檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量人力勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放，得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫(xiě)多為簡(jiǎn)單、重復(fù)性的勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程繁瑣低效。

其次，檔案存放的次序容易被打亂。雖然檔案一般都分類(lèi)存放，但是在檔案存取過(guò)程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。

第三，檔案查閱耗時(shí)冗長(zhǎng)。隨著檔案規(guī)模與種類(lèi)日益龐大，要查找某一類(lèi)型的檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類(lèi)型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒(méi)有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來(lái)就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

第四，檔案的盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)。由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤(pán)點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類(lèi)、數(shù)量均不相同，這種盤(pán)點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息。如果拆開(kāi)每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

第五，失效檔案的管理滯后。有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過(guò)有效期限的檔案是沒(méi)有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常銷(xiāo)毀過(guò)期的檔案以減少對(duì)檔案庫(kù)存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤(pán)點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)確，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過(guò)保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲(chǔ)存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來(lái)額外負(fù)荷和成本。

RFID（Radio?Frequency?Identification無(wú)線射頻識(shí)別）技術(shù)是一種非接觸的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，是目前發(fā)展最為迅速、潛力最大的新興技術(shù)之一。它是一項(xiàng)利用射頻信號(hào)通過(guò)空間耦合（交變磁場(chǎng)或電磁場(chǎng)）實(shí)現(xiàn)無(wú)接觸信息傳遞并通過(guò)所傳遞的信息達(dá)到識(shí)別目的的技術(shù)。RFID射頻識(shí)別通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識(shí)別工作無(wú)需人工干預(yù)，可工作于各種惡劣環(huán)境。

一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫(xiě)器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無(wú)線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫(xiě)、識(shí)別的過(guò)程，非接觸性是其明顯特征。在實(shí)際應(yīng)用中，讀寫(xiě)器將特定格式的數(shù)據(jù)寫(xiě)入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識(shí)別物體的表面。讀寫(xiě)器亦可無(wú)接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無(wú)接觸式采集、無(wú)線傳輸?shù)裙δ堋?a title="鉆瓜專利網(wǎng)">專利申請(qǐng)?zhí)枮?01010609490的發(fā)明專利申請(qǐng)“一種基于RFID的檔案信息資源管理方法”中介紹了將RFID技術(shù)用于檔案信息管理的一種方法，但是仍然有如下缺陷，例如掃描速度慢，標(biāo)簽使用壽命較短，安全性低，抗污染性和耐久性差，不方便攜帶等。

實(shí)用新型內(nèi)容

本實(shí)用新型針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低下的問(wèn)題，采用基于RFID的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，有效地解決掃描速度慢，標(biāo)簽使用壽命較短，安全性低，抗污染性和耐久性差，不方便攜帶等問(wèn)題。

本實(shí)用新型提供一種基于RFID的檔案自動(dòng)管理系統(tǒng)，包括RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)，所述RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與所述檔案管理信息系統(tǒng)通過(guò)系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對(duì)接，其中，所述RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)包括中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器，所述RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的收集、儲(chǔ)存、讀寫(xiě)RFID標(biāo)簽；所述檔案管理信息系統(tǒng)包括儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)，所述檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)所述檔案信息的應(yīng)用管理；其特征在于，所述終端管理器包括讀寫(xiě)器與RFID閱讀器；所述RFID標(biāo)簽包括檔案標(biāo)簽和庫(kù)位標(biāo)簽；所述檔案標(biāo)簽安裝在檔案盒或檔案文件上；所述庫(kù)位標(biāo)簽安裝在檔案儲(chǔ)位下方的支撐橫梁上；所述儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)包括儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊和檔案自動(dòng)識(shí)別模塊；所述安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報(bào)模塊。

優(yōu)選的是，所述中心數(shù)據(jù)庫(kù)作為所述檔案自動(dòng)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心。