[發(fā)明專利]一種文件管理系統(tǒng)

無效

• 申請?zhí)枺?/td>: 201110337503.4
• 申請日: 2011-10-31
• 公開（公告）號: CN102364401A
• 公開（公告）日: 2012-02-29
• 發(fā)明（設計）人: 王海龍;李若起;何天輝;朱穎剛;馬燁巍
• 申請（專利權）人: 深圳市銀之杰科技股份有限公司
• 主分類號: G05B15/02
• 分類號: G05B15/02
• 代理公司: 深圳市順天達專利商標代理有限公司 44217
• 代理人: 易釗;高瑞

技術領域

本發(fā)明涉及文件管理，尤其涉及一種文件管理系統(tǒng)。

背景技術

無論是企業(yè)還是單位，各行各業(yè)都需要并產生非常多的紙質的文件，尤其是以金融業(yè)、保險業(yè)、政府機關、教育業(yè)、科研單位等為甚，往往有海量的文件由于意義重大或者價值特殊，必須要妥善保存，例如重要的檔案、文書、合同、憑證、單據(jù)、票據(jù)等等，不但具有安全性的要求，同時更加需要按類別保管，同時希望在需要調出使用時能夠方便存取與查找。傳統(tǒng)形式下一般市面上都有相應的收納產品，形同名片薄的冊子、文件夾等，然后統(tǒng)一放入類似保險柜的裝置里面，由專人保管鑰匙密碼等，在有使用需要的前提下授權并打開，然后取出并保證使用后及時歸還再次保存好，整個過程幾乎是全程人工操作。

將重要資料整理成冊子或者置入文件夾等，而后統(tǒng)一放入類似保險柜的裝置里面進行保存，并由專人保管鑰匙密碼等，雖然在一定的程度上解決了資料存放的安全性，但畢竟不夠靈活，特別是當有使用需要的時候，在海量的文件中查找到所需要的一份或幾份資料其工作量堪比大海撈針，要人工一點點翻找，耗時費力不說，極大地浪費了辦工時間，對于銀行業(yè)、政府機關等，每天都在面對大量事務需要及時準確地完成，由于這些文件不能及時到位而造成的辦公延誤，將嚴重影響正常的工作秩序，甚至是造成巨大的損失。此外，由少數(shù)專人保管依靠鑰匙密碼管理文件存放柜，既不靈活更不安全，一旦保管員不在文件所在地，就無法實時查找到資料，就算可以將柜子通過第三者用鑰匙和密碼開啟，假手外人來翻找完全不熟悉結構的大量資料，麻煩程度可想而知，同時這樣將會使眾多的重要資料直接暴露出來，被盜取或泄漏的機率極大，風險巨大，一旦造成損失必然是十分可怕的；同時，專人保管理論上可以固定人群，充分保障所有的資料只會在一定的小范圍可控的流通，達到很穩(wěn)妥存放的目的，但實際工作中恰恰相反，很多時候人是最不可控的因素，任何涉及重要物品管理的工作部門都必須盡最大可能去消除監(jiān)守自盜或者內外勾結而促成的一些犯罪，然而在這種非常原始的人工保管現(xiàn)狀下，所謂的監(jiān)管無非是在使用時在紀錄本上登記一下，或者干脆省略這一形式主義的步驟也無人負責，監(jiān)管不力將是造成重要經濟案件或者是刑事案件的最大隱患。

另外將大量的文件整理成冊也好，放于文件夾也好，或者保管在類似保險柜一樣的堅固產品中也好，都不免由于文件量大并且不停地有新增，不停地擴展需要不斷地有新的保存地點，各個獨立保存空間之間沒有相關性，無任何關聯(lián)，對整體統(tǒng)一保管非常不利，隨著數(shù)量的增長，必然造成文件的混亂與混淆，后果不堪設想。?

發(fā)明內容

本發(fā)明要解決的技術問題在于，針對現(xiàn)有技術的上述文件管理不方便、不安全的缺陷，提供一種方便、安全的文件管理系統(tǒng)。

本發(fā)明解決其技術問題所采用的技術方案是：構造一種文件管理系統(tǒng)，包括控制計算機及至少一個分為多層的機柜，其中，每一機柜內設置有主控制器，機柜的每層均設置有層控制器、驅動機構、運動平臺、及用于存放文件的多個單元盒，運動平臺上設置有定位機構和頂出機構；

在工作時，控制計算機預先存儲有每個單元盒中的文件標識與該單元盒的位置信息對應關系的位置關系表，所述位置信息包括機柜地址、層地址、序列地址；當控制計算機接收到操作員輸入的特定文件的標識及打開命令時，根據(jù)操作員輸入的特定文件標識及所述位置關系表查詢所述特定文件的位置，并根據(jù)所查詢到位置信息中的機柜地址向相應機柜內的主控制器發(fā)送第一指令，所述第一指令包括打開指令標識及查詢到的位置信息，所述主控制器將所接收的第一指令轉發(fā)給相應層的層控制器，所述層控制器根據(jù)所述位置信息中的所述序列地址控制驅動機構驅動運動平臺移動，且控制定位機構將運動平臺定位至相應位置的單元盒處，再控制頂出機構推出相應的單元盒，并向該機柜中的主控制器返回所述第一指令的返回值。

在本發(fā)明所述的文件管理系統(tǒng)中，所述文件管理系統(tǒng)還包括：設置在機柜的每層運動平臺上的，且用于在所述層控制器的控制下檢測單元盒當前狀態(tài)的狀態(tài)檢測機構；

當控制計算機接收到操作員輸入的特定文件的標識及查詢命令時，根據(jù)操作員輸入的特定文件標識及所述位置關系表查詢所述特定文件的位置，并根據(jù)所查詢到位置信息中的機柜地址向相應機柜內的主控制器發(fā)送第二指令，所述第二指令包括查詢指令標識及查詢到的位置信息，所述主控制器將所接收的第二指令轉發(fā)給相應層的層控制器，所述層控制器根據(jù)所述位置信息中的所述序列地址控制所述運動平臺上的狀態(tài)檢測機構檢測相應位置的特定單元盒的當前位置狀態(tài)，并向該機柜中的主控制器返回所檢測的當前位置狀態(tài)。