[發明專利]數據處理系統及該數據處理系統的控制方法

有效

• 申請號: 201010243223.2
• 申請日: 2010-07-28
• 公開（公告）號: CN101990049A
• 公開（公告）日: 2011-03-23
• 發明（設計）人: 佐藤淳史
• 申請（專利權）人: 佳能株式會社
• 主分類號: H04N1/00
• 分類號: H04N1/00;H04N1/32;G06F17/30
• 代理公司: 北京怡豐知識產權代理有限公司 11293
• 代理人: 遲軍

技術領域

本發明涉及數據處理系統及該數據處理系統的控制方法，該數據處理系統及該控制方法記錄在數據處理裝置上執行的作業的作業歷史并允許檢索該作業歷史，該作業歷史分別包括關于所述作業的用戶的信息和所述作業的執行日期/時間的信息。

背景技術

近年，使用數字多功能外圍設備來打印、復印、傳真、電郵發送原稿對于任何人都變得簡單起來。通過這樣的方式提高用戶的便利性的同時，在打印、復印、傳真或者電郵發送期間，機密文檔的泄露成了問題。為了解決這種問題，一些數字多功能外圍設備在執行諸如打印、復印、傳真或者電郵發送等作業時，將作業歷史存儲在數據庫中。作業歷史一般包括作業屬性數據，例如關于執行該作業的用戶的用戶信息、關于該作業的執行日期/時間的日期/時間信息、被執行作業的類型以及內容數據(例如在作業中處理的圖像數據和/或文本數據)。

創建并管理這類作業歷史的作業歷史監查系統包括數字多功能外圍設備和服務器。服務器包括數據庫，并通過從數字多功能外圍設備接收作業歷史來將由數字多功能外圍設備獲取的作業歷史存儲在數據庫中。作業歷史在數據庫中存儲預定時間段，并允許被檢索。這使得能夠在發現任何信息泄露的情況下，追溯作業執行信息。這樣的作業歷史監查系統存儲大量作業歷史，需要大容量存儲設備。因此，已經提議了通過減少要存儲的數據量來高效地存儲更大數量的作業歷史的方法。

根據日本專利特開2006-330939號公報中描述的技術，當由圖像處理裝置執行作業時，如果與該作業相同的內容數據已經存儲在數據庫中，則存儲指向數據庫中存在的內容數據的參照信息，而不存儲該作業的內容數據。這是為了減少數據庫所需的存儲容量。具體地說，圖像處理裝置在執行輸入作業時，記錄該輸入作業的內容數據，并且在執行利用已存在的內容數據的輸出作業時，記錄指向該存在的內容數據的參照信息。

下面更具體地說明日本專利特開2006-330939號公報中描述的方法。數字多功能外圍設備包括用于將文檔數據存儲在系統中的區域。該區域被稱作，例如用戶箱(user?box)。這樣，即使用戶的手邊沒有數據，用戶也可以使用存儲在用戶箱中的文檔數據執行打印或者發送電郵。在這種情況下，輸入作業是為了將文檔數據存儲在用戶箱中，輸出作業使用存儲在用戶箱中的文檔數據，因此輸入作業和輸出作業所處理的數據為共同的文檔數據。因此，當執行輸入作業和輸出作業時，均將各作業的內容數據作為作業歷史存儲在數據庫中是不必要的。因此，僅當執行輸入作業時將作業的內容數據存儲在數據庫中，而當執行輸出作業時僅將指向該容數據的參照信息存儲在數據庫中。這減少了存儲在數據庫中的作業歷史的數據量。

然而，日本專利特開2006-330939號公報中描述的方法存在這樣的問題：因為輸出作業包括記錄指向內容數據的參照信息，所以如果所參照的內容數據被刪除，則將不可能檢查輸出作業的內容。

作業歷史監查系統一般在給定時間段內存儲作業歷史，以允許作業歷史在該給定時間段內被檢索。然而，因為存在數據庫容量的限制，所以在將作業歷史保存在適于長期存儲的介質(例如磁帶)上的前提下，已經經過了設定時間段的作業歷史被從數據庫中刪除。利用這樣的作業歷史監查系統，如果輸入作業的內容數據先被存儲，并且用于輸出作業的參照信息后被存儲，則內容數據和指向該內容數據的參照信息在數據庫中的保留日期(retention?date)可能存在差異。因此，如果輸入作業的內容數據(其保留日期較之輸出作業更早)先從數據庫中刪除，則之后將不可能基于輸出作業的參照信息獲取該內容數據。

為了解決這個問題，分開管理作業屬性數據和內容數據的保留日期，并且當輸出作業的作業歷史存儲在數據庫中時，更新被參照的內容數據的保留日期(例如，作業的輸入作業的保留日期)。這樣避免了輸入作業的內容數據和用于輸出作業的參照信息的保留日期的不一致。

然而，利用這種方法，如果輸入作業的保留日期在輸入作業的任何輸出作業生成之前到達，則輸入作業的內容數據被從數據庫中刪除。這樣產生如下問題，即當隨后生成輸出作業時，在輸出作業的作業歷史中不能參照輸入作業的內容數據。

發明內容

本發明的一個方面是為了消除現有技術中的上述問題。

本發明的一個特征是即使在任何對應的輸出作業生成之前到達輸入作業的保留日期，也能夠防止所述輸入作業的內容數據被從數據庫中刪除。