[發明專利]一種具備文件授權管理能力的文件審批流程方法

無效

• 申請號: 201010122298.5
• 申請日: 2010-03-11
• 公開（公告）號: CN102073917A
• 公開（公告）日: 2011-05-25
• 發明（設計）人: 李志濤;喻波;王志海;顧飛
• 申請（專利權）人: 北京明朝萬達科技有限公司
• 主分類號: G06Q10/00
• 分類號: G06Q10/00;G06F21/22
• 代理公司: 暫無信息
• 代理人: 暫無信息

技術領域

在保證文件安全的前提下，合理控制文件的操作權限使之與外部交流。本發明主要使用在計算機領域。

背景技術

郵件作為公司最重要的通訊手段，公司有必要了解所有內部員工電子郵件溝通的情況。近年針對一些世界知名大公司郵件泄密造成的損失，中國政府于近期推出了相關的法案，比較具體的是《公務電子郵件歸檔與管理規則》，在要求郵件系統必須確保郵件的真實性、完整性和有效性的基礎之上，對郵件傳輸和歸檔的各個環節做出了更加具體的安全規定，文件在通訊流轉過程中的審批流程管理成為一個焦點。

目前市場上普遍使用的系統存在以下弊端：系統在一個封閉環境中進行文件審批很流暢，但如果需要開放與外部交流時便沒有了優勢，針對該需求要么外發文件的審批控制的太死，權限單一，與外界數據的交流很煩瑣，易用性較差，要么外發文件審批控制太開，安全無法保障，失去了它最根本的意義。

鑒于以上問題，本發明提出一套合理的文件申請、審批流程來滿足大部分市場需求。采用申請端、審批端點對點的操作方式，應用審批權限控制技術、文件加密技術，通過管理員合理的審計，解決用戶對需要開放與外部交流的文件的合理、人性的管理。為一些對信息安全敏感的單位提供科學、完善、合理的文件審批流程解決方案。

專利發明內容

本發明一種具備文件授權管理能力的文件審批流程系統，完全基于用戶的使用角度去設計，采用申請端和審批端點對點的操作方式，在保證文件安全的前提下，合理的控制文件的操作權限使之與外部交流。系統功能結構圖見圖1。

本發明具體功能設計包含兩個部分：

1、審批控制端：文件審批策略的解析、審批管理員接收到的申請、及審批后日志管理與查看；

2、申請控制端：文件審批策略的解析、文件申請的發送、對申請的權限管理。

本發明文件審批流程系統大致分為四個模塊：

1、申請者：主動發送文件審批申請；

2、申請端：管理員管理所有的文件流傳申請(待審批的、已經審批的及未發送)；

3、審批者：管理員審批接收到的申請；

4、審批端：管理員管理及查看審批后的日志。

本發明一種具備文件授權管理能力的文件審批流程方法，采用申請端用戶申請審批，審批端管理員進行審批實現整個功能流程。詳細功能流程圖見圖2。

一、用戶申請審批端

首先要使策略信息(動作、條件)的設置與當前客戶端的狀態進行比較，然后確定是否開啟或關閉相應的申請工作。該系統使用文件加密技術，申請文件使用密鑰加密，文件被加密加殼后另存到指定路徑下。同時采用審批權限控制技術，在文件申請審批過程中控制外發權限范圍，申請內容可以針對不同用戶控制申請審批的文件的操作權限，其中申請文件的操作權限包括：允許打印，允許復制粘貼，允許另存，使用時限，使用次數。這種設計主要考慮到對外發文件進行審批的基礎上在進行二次保護，即接受到文件的用戶使用文件的權限也是有限的、受控的，實現了文件審批控制權限的多樣化，易用性提高。發送申請的內部流程圖見圖3(圖中ListItemCount表示申請信息的個數)。

1、文件審批申請要素：要被審批的文件、用戶的選擇、權限控制、使用的時間限制、使用次數。

2、文件選擇，提供多種文件選擇方式：

1)可以針對某一文件夾或者一個具體的文件打開申請界面；

2)申請界面打開后可以用拖拽(文件或文件夾)的方式選擇文件；

3)也可以通過“添加”按鈕進行單個文件的添加。

注：添加成功后文件名稱會自動排序插入列表中，對于重名或空文件會添加失敗。同時有對列表文件進行“打開”、“刪除”的操作。

選擇多個文件主要是方便用戶一次可以發送多個文件的申請。

3、權限設置

1)“權限控制”中的“控制”實質是將殼信息(申請信息)保存到指定路徑下，申請文件是被加密加殼的另存到指定路徑下。

2)“權限控制”中的“不做控制”實質是將被申請的文件及殼信息(申請信息)復制到指定路徑下，申請文件是明文。

選擇多少個文件，就做多少個這樣的操作。由另一個程序不斷發送申請文件的申請信息(發送過的內部做出標記，防止重發)，此時并不發送文件。

4、意外斷網檢測。檢測方法，連接審批端看其連接結果。這樣能夠實時高效的檢測申請端與審批端的連接狀態，防止申請端的發送與否的錯誤判斷。

注：發送申請只發送殼信息，這樣大大減小網絡負擔，當管理員需要的時候再要求客戶端發送被申請的文件，這樣使整個過程得到合理的控制。