[實用新型]基于無線射頻RFID的檔案管理系統

無效

• 申請號: 200820200470.2
• 申請日: 2008-09-12
• 公開（公告）號: CN201281861Y
• 公開（公告）日: 2009-07-29
• 發明（設計）人: 王歡;張麗霞;張義青;李開軍
• 申請（專利權）人: 王歡
• 主分類號: G06K17/00
• 分類號: G06K17/00;G06K7/00;G07C9/00
• 代理公司: 廣州市華學知識產權代理有限公司
• 代理人: 陳燕嫻

技術領域

本實用新型涉及檔案管理系統領域，具體涉及一種基于無線射頻RFID的檔案管理系統。

背景技術

在很多企業或機構中通常都會存有大量的紙質檔案，例如一些保險公司，保險公司的檔案大體上分為四類：文件檔案、承保檔案、案件檔案和保全檔案，具體如下：文件檔案，指公司的公文；承保檔案，指客戶向公司投保時的基本資料，如投保單、業務員報告書、生存調查表、嬰幼兒健康問卷、體檢表等等；案件檔案，也稱理賠檔案，指客戶發生事故向保險公司理賠提供的依據，也包括保險公司對案件堅定的一些調查資料及相關本案件的一些證明材料；保全檔案，指客戶在一個保險合同期間的一些批改、變更和領取材料，如地址變更、年齡變更、生存金領取、滿期保險金的領取等等。

檔案管理是一項專業性很強的工作，需要有專門的檔案工作機構和檔案管理人員來進行。但在實踐中，很多單位并沒有配置專門的檔案管理人員，而是由辦公室工作人員兼職，加之頻頻換崗，責任不清，交接手續不完備，缺乏對檔案的有效監管理，極易造成檔案管理混亂的現象。一些檔案借出后沒有按期歸檔也無人問津，無人擔責，有些檔案材料放了很長時間得不到整理和及時歸檔，從而造成檔案的遺失和殘缺。

實用新型內容

本實用新型的首要目的在于克服上述現有技術的缺點和不足，提供一種基于無線射頻RFID的檔案管理系統，本實用新型將無線射頻RFID技術引入檔案管理工作中，實現高效、實時、準確的文檔保管、查找方便。

本實用新型目的通過下述技術方案實現：基于無線射頻RFID的檔案管理系統包括數據服務器、文檔自動識別電子標簽、手持文檔自動識別設備、門禁文檔自動識別設備以及告警IC模塊；該文檔自動識別電子標簽為射頻卡(RFID)，RFID采用無線信號與手持文檔自動識別設備、門禁文檔自動識別設備進行通信，手持文檔自動識別設備、門禁文檔自動識別設備亦采用無線信號與數據服務器進行通信，所述門禁文檔自動識別設備、數據服務器還分別與告警IC模塊信號連接。

所述RFID由耦合元件及芯片組成，且含有內置天線，RFID貼在文件或檔案夾上，存儲有對應文件或檔案夾的標簽信息，所述標簽信息包括電子文檔的名稱、授權帶出與否信息、借出與否信息、若相應文件或檔案夾已經借出則還包括指定歸還時間信息等。

所述數據服務器存儲有上述RFID的標簽信息、與RFID對應的紙質文檔相對應的電子文檔。

所述門禁文檔自動識別設備安裝在檔案室大門上，通過無線信號讀取或寫入RFID的標簽信息，。

所述手持文檔自動識別設備為便捷式的手持設備。

所述門禁文檔自動識別設備、手持文檔自動識別設備與RFID之間進行通信的通信信號有效距離，即識別距離不小于5米；而且可同時識別多張不同標簽信息的RFID。

所述數據服務器還可以通過互聯網與其它服務器進行通信連接。

本基于無線射頻RFID的檔案管理系統的工作原理分為一下情況：

(1)貼有RFID的文件或檔案夾處于門禁文檔自動識別設備的識別距離之內時，或者離檔案室大門的距離在門禁文檔自動識別設備的識別距離之內時，門禁文檔自動識別設備讀取RFID的標簽信息，并根據該讀取的標簽信息在數據服務器中進行檢索；當檢索出該標簽信息對應的文件或檔案夾是未經授權帶出時，將啟動告警IC模塊發出告警信號；當檢索出該標簽信息對應的文件或檔案夾已經授權帶出時，將不啟動告警IC模塊發出告警信號。

(2)數據服務器自動檢測所存儲電子文檔對應的借出與否信息、指定歸還時間信息，當所存儲電子文檔為借出、且其指定歸還時間到期時，數據服務器將啟動告警IC模塊發出告警信號。

(3)手持文檔自動識別設備在識別距離之內讀取RFID的標簽信息，對檔案室的文件或檔案夾進行掃描，能夠根據RFID的標簽信息對缺少的文件或檔案夾進行自動收集，對缺少的文件進行備注：借出及未登記借出。以便快速確定檔案是否齊全。

(4)由于文件或檔案夾即紙質檔案與數據服務器中的電子文檔有相應的對應關系，數據服務器選擇查找功能后，即門禁文檔自動識別設備或手持文檔自動識別設備對紙質檔案上的RFID進行讀取后，會自動調出相應的電子文檔。(例如：客戶張三的資料在電子文檔和紙質檔案都有存檔，系統選擇查找功能后，將張三的紙質文檔在門禁文檔自動識別設備或手持文檔自動識別設備讀取后，會自動調出張三的電子文檔)。其它服務器可以通過互聯網與數據服務器進行通信，通過控制數據服務器實現上述的查找功能。