[發(fā)明專利]一種發(fā)文機關標識的排版方法及相應系統(tǒng)

有效

• 申請?zhí)枺?/td>: 200710304240.0
• 申請日: 2007-12-26
• 公開（公告）號: CN101470698A
• 公開（公告）日: 2009-07-01
• 發(fā)明（設計）人: 王學武;吳於茜
• 申請（專利權）人: 北京大學;北大方正集團有限公司;北京方正電子政務技術有限公司
• 主分類號: G06F17/25
• 分類號: G06F17/25
• 代理公司: 北京同達信恒知識產(chǎn)權代理有限公司
• 代理人: 郭潤湘

技術領域

本發(fā)明涉及電子政務領域，尤其涉及公文的發(fā)文機關標識的排版技術。?

背景技術

公文格式是指對組成公文各部分的字符符號在載體(紙張等)上排列的方式作出的規(guī)定。公文格式有較強的規(guī)范性，主要是對載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序與編排式樣、字符符號的形體及尺寸等予以規(guī)范。規(guī)范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，方便公文處理，并且有利于應用現(xiàn)代化信息技術進行處理及公文管理。?

公文格式由國家有關機關以法規(guī)、規(guī)章、標準等形式對其加以規(guī)范。國家標準就有GB/T9704-1999國家行政機關公文格式，它對發(fā)文機關標識部分的格式作了如下的規(guī)定：?

發(fā)文機關標識在黨的機關公文中也叫“版頭”，記錄公文的“紅頭”，通常由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加相應的標識后綴組成，標識后綴一般為“文件”二字或公文種類名稱；?

對于下發(fā)的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣要求的間距為25mm，對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣要求的間距為80mm；?

發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識，字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm；?

聯(lián)合行文時應使用主辦機關名稱在前，各個行文機關呈上下居中排布，標識后綴置于所有發(fā)文機關名稱右側(cè)，如聯(lián)合行文機關過多，要保證公文首頁顯示至少一行的正文。?

目前，公文排版主要采用如下技術：?

1、電子排版：?

排版人員要將審批后的公文生成標準格式的公文，選用組織結(jié)構認可的排版軟件，對公文進行排版。?

目前公文排版主要選用的電子排版軟件主要有方正書版系列軟件和Office系列軟件。?

用方正書版系列軟件對公文進行排版，生成的文件版式完全能夠達到國家行政文件對版式的要求。目前包括國務院辦公廳、大多數(shù)省一級政府都在使用方正書版系列軟件對公文進行排版。但該軟件是專業(yè)排版軟件，對公文進行處理時需要輸入格式指令，一般來說，只有專職排版人員才能熟練使用這些格式指令，而對于辦公人員來說，使用該軟件就會很困難，所以一般都由專職排版人員對辦公人員需要處理的公文進行排版。但是，發(fā)文機關標識部分內(nèi)容比較靈活，并且國家標準對該部分所使用的字號只是規(guī)定了范圍，所以該部分的設置往往需要多次反復調(diào)整字符的大小和間距，才能符合規(guī)范的公文格式要求。并且，發(fā)文機關標識部分的字符大小是由美觀原則酌定，專職排版人員并不能完全按照辦公人員認可的美觀原則進行排版，所以往往要來回多次重復設置發(fā)文機關標識部分的格式。?

Office系列軟件包括書生Office-Sure.Doc、書生Office-Sure.Red，、MSOffice、RedOffice等，該軟件的優(yōu)點在于操作方便，不需要專職排版人員進行排版，普通辦公人員就可以掌握其基本操作。但是，Office系列軟件畢竟不是專業(yè)的排版軟件，對公文的版式的處理要求還不能完全達到行政公文版式的最高要求，并且Office系列軟件的種類和版本比較豐富，同樣格式的公文在安裝不同版本排版軟件的計算機上打開時，公文的顯示會出現(xiàn)無法接受的偏差。?

2、以模板為基礎進行排版：?

模板一般是排版軟件提供的功能，編排的公文以模板為基礎。模板的實質(zhì)是一個預先排版好的文件，用來決定文檔的基本結(jié)構和文檔設置，例如頁面設置、字體、特殊格式和樣式等。在公文模板中，根據(jù)公文格式，設置紙張的尺寸、劃分排版區(qū)域、編排公文各組成部分的樣式、排列各組成部分的次序、選?用樣式或設置字符符號的格式屬性等。通過模板可以不需要每次都重復設定發(fā)文機關標識部分的格式屬性。但是，發(fā)文機關標識部分內(nèi)容比較靈活，所以一個模板并不能適應于所有公文的發(fā)文機關標識，而由于模板自身的特點，在修改過程中，很容易造成修改的丟失或連帶將整個模板的格式都修改了。另外，某些排版軟件的模板還可以包含簡單編程，以動態(tài)調(diào)整格式，但是這種動態(tài)調(diào)整的方式并不支持手動調(diào)整，如果模板生成的格式并不符合辦公人員的要求，那也沒有辦法通過手動調(diào)整對格式進行更改。?

3、利用輔助插件進行排版：?

輔助插件是基于排版軟件的開放接口開發(fā)的軟件程序。一般情況下，如果排版軟件能滿足發(fā)文機關標識部分的格式要求，同時該軟件又可以提供一些適合的接口，那么就可以通過輔助插件自動設置發(fā)文機關標識部分的格式。但是，排版軟件會定期升級或改變，其接口也會隨之升級或改變，這樣基于原來版本排版軟件的輔助插件與接口不兼容，這樣給輔助插件的維護帶來了困難，并且輔助插件也不支持手動調(diào)整格式。?