[發明專利]文件管理系統及其方法

在審

• 申請號: 201610005613.3
• 申請日: 2016-01-05
• 公開（公告）號: CN106599012A
• 公開（公告）日: 2017-04-26
• 發明（設計）人: 陳明倫;林靖剛
• 申請（專利權）人: 臺中銀租賃事業股份有限公司
• 主分類號: G06F17/30
• 分類號: G06F17/30
• 代理公司: 北京同立鈞成知識產權代理有限公司11205
• 代理人: 馬雯雯,臧建明

技術領域

本發明涉及一種文件管理技術，尤其涉及一種自動化文件管理技術的文件管理系統及其方法。

背景技術

隨著科技快速發展，辦公所產生的紙本文件大多都會另以電子化方式存儲，從而減少資源浪費并方便辦公人員調閱文件。電子文件通常會以對應的索引來進行存儲，以方便后續歸檔及編輯作業。而現今電子化文件歸檔流程通常是，操作人員將紙本文件通過掃描或影像獲取裝置轉換為電子文件，且操作人員可在電腦系統(例如，臺式電腦、筆記本電腦、平板電腦或智能手機等)上對電子文件進行編輯作業，再將電子文件傳送至服務器以進行存儲。然而，由于前述現有文件歸檔流程涉及人為操作，因此恐怕會衍生出資安問題、個人數據外泄、操作失誤以及耗費人力等諸多問題。

發明內容

本發明提供一種文件管理系統及其方法，其可提供自動化的文件編輯作業，從而避免前述人為操作所造成的問題。

本發明實施例提出一種文件管理系統，此文件管理系統包括辨識裝置及管理服務器。辨識裝置用以辨識文件數據上的編碼信息，并依據編碼信息產生分類信息。而管理服務器耦接辨識裝置。辨識裝置傳送文件數據及分類信息至管理服務器，而管理服務器依據分類信息對文件數據進行對應的文件管理作業。

本發明實施例提出一種文件管理方法，其包括下列步驟。通過辨識裝置辨識文件數據上的編碼信息，并依據編碼信息產生分類信息。通過辨識裝置傳送文件數據及分類信息至管理服務器。通過管理服務器依據分類信息對文件數據進行對應的文件管理作業。

基于上述，本發明實施例所提出的文件管理系統及其方法，其文件數據上具有編碼信息，而辨識裝置可通過掃描或傳真取得此文件數據，并辨識此編碼信息以產生分類信息，且管理服務器便能依據此分類信息對文件數據執行對應文件管理作業。

為讓本發明的上述特征和優點能更明顯易懂，下文特舉實施例，并配合附圖作詳細說明如下。

附圖說明

圖1為本發明一實施例的文件管理系統的方塊圖；

圖2為本發明一實施例的文件管理方法流程圖；

圖3為分類信息以字串序框表示的范例；

圖4為編輯代碼以字串序框表示的范例；

圖5為本發明一實施例的實體文件掃描流程的示意圖；

圖6為本發明另一實施例的實體文件傳真流程的示意圖。

100、500、600：文件管理系統；

355：版本代碼；

110：辨識裝置；

357：身份識別碼；

111：掃描模塊；

359：校驗碼；

113、153：通訊模塊；

451～459：操作代碼區塊；

115、151：存儲模塊；

510：掃描器；

115_1：辨識模塊；

550：檔案服務器；

117、155：處理單元；

560、660：實體文件；

150：管理服務器；

561：條狀代碼；

151_1：監控模塊；

570：pdf文件；

S210～S250、S501～S504、S601～S604：步驟；

300：分類信息；

571、671：分類信息；

310：文件識別碼；

610：傳真機；

350：作業代碼；

650：工作站服務器；

351：章節代碼；

661：QR碼；

353、450：編輯代碼；

670：DOC文件。

具體實施方式

圖1為本發明一實施例的文件管理系統的方塊圖。請參照圖1，文件管理系統100包括辨識裝置110及管理服務器150。

辨識裝置110可以是各類型的印表機、事務機、傳真機、掃描器或任何影像獲取裝置(例如，數碼相機、數位攝影機等)及電腦系統(例如，臺式電腦、筆記本電腦、平板電腦等)的組合等電子裝置。辨識裝置110包括掃描模塊111、通訊模塊113及處理單元117。