[發明專利]一種電子文檔打印管理方法

有效

• 申請號: 201410245799.0
• 申請日: 2014-06-04
• 公開（公告）號: CN104049921B
• 公開（公告）日: 2017-05-03
• 發明（設計）人: 陳濱;王浩;張雪芳
• 申請（專利權）人: 北京中科聯眾科技股份有限公司
• 主分類號: G06F3/12
• 分類號: G06F3/12
• 代理公司: 北京海虹嘉誠知識產權代理有限公司11129
• 代理人: 張濤

技術領域

本發明涉及一種文檔管理方法，尤其涉及一種電子文檔打印管理方法。

背景技術

隨著信息技術的快速發展，越來越多的公司及機構實現了辦公自動化，通常使用電子文檔進行信息交互和保存信息。在實際應用中，通常需要將電子文檔打印為紙質文檔，并且對打印的電子文檔進行文檔管理。這就引發了以下實際問題：1、電子文檔管理需要考慮到多方面的信息，采用人工處理會耗費大量的時間并且容易出錯。2、打印設備屬于消耗品，使用成本較高，在使用過程中需要人員對其進行管理。打印服務提供商能通過為許多公司與機構提供專業打印服務來縮減打印成本，減小用戶的人力與財務支出，但是在現有的打印服務方法中，打印服務提供商在記錄打印數據時還能通過服務器訪問用戶的所打印的電子源文檔，并不適應對于文檔數據有較高安全需求的應用場合。

現有技術通常僅關注于電子文檔的管理與打印控制，而沒有實現電子文檔的打印、分類管理與電子文檔的安全相結合。例如，中國專利CN103294739公開了一種文檔管理服務器、文檔管理裝置、文檔管理系統及方法，該技術方案能實現電子文檔的有效管理，但是未涉及電子文檔的打印管理技術。中國專利CN101841621公開了一種打印管理設備和打印管理方法，該技術方案能實現移動終端與打印設備的交互，但是未解決打印電子文檔的管理和文檔安全問題。中國專利CN102541482公開了一種文檔打印管控與文檔溯源追蹤的方法和系統，該技術方案實現了對打印過程的管控和文檔溯源及內容審計，但是并沒有涉及打印電子文檔的管理，并且該技術方案不適合大范圍的應用場合。

發明內容

針對現有技術存在的若干缺陷，本發明提供了一種電子文檔打印管理方法，其特征在于，根據待打印文檔的特定信息在特定打印機上打印相應的文檔，并基于所述特定信息按照與發起打印的人員和/或設備有關的方式存儲所述待打印文檔的電子源文檔。

根據一個優選實施方式，用于存儲電子源文檔的文件服務器與用于控制打印的打印分析模塊采取有線/無線的方式彼此連接，使得所述打印分析模塊能夠基于所述文件服務器中存儲的數據庫執行文檔打印控制和打印計數任務；

所述文件服務器與操作設備之間具有有線和/或無線連接，并且所述文件服務器基于用戶的特征信息預存有所述用戶的分類數據和權重數據，使得所述文件服務器能根據用戶通過所述操作設備發送的打印請求提取發起打印人員的分類數據、權重數據以及待打印文檔的特定信息；

所述打印分析模塊通過有線和/或無線連接的方式連接打印機，使得所述打印分析模塊能夠根據所述文件服務器發送來的所述分類數據、權重數據和/或所述特定信息控制特定打印機的動作，并且將電子源文檔存儲至所述文件服務器上的數據庫中；

所述打印分析模塊還與提供打印服務的提供商服務器之間有無線/有線連接，從而使所述打印分析模塊能將打印計數信息和服務信息發送至所述提供商服務器上。

根據一個優選實施方式，所述方法包括下列步驟：

S1)文件服務器根據用戶的特征信息對用戶進行分類并計算用戶的權重，然后將所述用戶的分類數據和權重數據存儲至數據庫中；

S2)用戶通過操作設備上的客戶端向所述文件服務器發送打印請求，所述文件服務器基于所述打印請求提取分析基礎數據并將其發送至打印分析模塊；

S3)所述打印分析模塊根據所述分析基礎數據判定是否對所述待打印文檔執行打印操作；

S4)在所述打印分析模塊確定執行打印操作后，所述打印分析模塊根據所述分析基礎數據將所述待打印文檔發送至特定的打印機上并將所述特定打印機的位置信息通過客戶端發送至發起打印人員的操作設備上；

S5)所述打印分析模塊基于所述分析基礎數據將所述待打印文檔的電子源文檔存儲至所述文件服務器上的數據庫中，所述特定打印機打印所述待打印文檔，所述打印分析模塊記錄打印文檔的計數信息，并且將所述計數信息和服務信息發送至服務提供商的服務器上。

根據一個優選實施方式，步驟S1包括：

S1.1)所述文件服務器根據用戶的所在部門、職位、密碼、磁卡、生物特征識別碼、NFC芯片和/或RFID標簽進行分類并計算用戶權重；

S1.2)所述文件服務器將所述分類數據和所述權重數據存儲至數據庫中；

S1.3)當有新用戶加入或者原用戶的信息發生變化時，所述文件服務器對用戶重新分類、計算其權重并存儲其分類數據和權重數據；

步驟S2包括：