[發明專利]一種自助報銷管理系統及方法

無效

• 申請號: 200810089744.X
• 申請日: 2008-04-10
• 公開（公告）號: CN101251913A
• 公開（公告）日: 2008-08-27
• 發明（設計）人: 朱佳敏;顧慧慧;羅楊洪;齊昕
• 申請（專利權）人: 華為技術有限公司
• 主分類號: G06Q10/00
• 分類號: G06Q10/00
• 代理公司: 北京凱特來知識產權代理有限公司
• 代理人: 鄭立明

技術領域

本發明涉及一種費用管理技術，尤其涉及一種在企業業務流程中的實現自助報銷管理的系統及方法。

背景技術

目前，大部分企業對于費用的管理仍然基于傳統的方式進行，所用的IT系統作為獨立的應用系統存在，無法同周邊IT應用系統建立起有效的集成。這種傳統的財務管理觀念和模式，使得財務管理在空間上限于一地，在時間上無法實時進行，工作效率也處在較低的水平，且現有的方式作業量大，對用戶和財務人員的壓力巨大，已越來越無法適應高速發展和工作效率要求較高的大型公司的需要，尤其是財務中的費用的審批與報銷，以紙化報銷單為介質的傳統費用報銷模式，也使財務人員不得不面對日益暴露出的成本高、效率低、意見多、矛盾大等問題。

現有技術提供一種Oracle網上費用報銷系統，是一種基于網絡應用的差旅和招待費用解決方案。在該方案中，用戶可以在任何時間、從任何可連接互聯網的上網地點輸入和提交費用報表，Oracle工作流能夠自動將費用報表送赴審批，執行企業審批規定，用戶及后續環節處理人可通過任何標準的電子郵件系統或WEB瀏覽器接受提請他們注意的通知，從而快速做出反應，財務部門對原始憑證審核無誤后，自動生成記賬的紙面憑證，并可通過網上銀行進行付款。該系統可與Oracle審批管理系統集成，可以為定制審批規則提供構建模塊，加強對審批工作流的管理。

發明人發現上述現有技術存在下述缺點：

①現有系統僅實現費用報銷的解決方案，未能集成費用發生前的預算控制功能，并依據預算控制來完成后續報銷的自動支付，實現報銷過程的自助化、自動化；未能通過先預算的方式，根據預算完成差旅服務中需要的酒店，車輛預定等功能；

②對原始票據的管理還未形成自動化和智能化，缺乏自動掃描等相關電子件管理系統，對單據的審核仍然要依靠大量手工調整和紙面的單據流轉；

③沒有設置專門的備用金管理模塊，不利于自動管理備用金；

④沒有對各報銷人，審批人形成信用等級管理，不利于企業內部信用的管理和控制。

發明內容

本發明提供一種自助報銷管理系統及方法，可以解決企業報銷控制管理的問題，通過預算控制作為后續報銷依據，可以自助完成報銷過程，自動完成報銷費用支付，使企業財務的費用管理由松散管理模式轉變為集中管理模式。

一種自助報銷管理系統，該系統包括：

費用管理系統及付款系統，費用管理系統與付款系統通信連接；

所述費用管理系統用于接收預算申請，并提交預算申請進行審批，若審批通過，則將所述預算申請作為差旅服務預定及后續報銷費用的依據；

所述費用管理系統還用于接收提交的報銷申請，并比較所述報銷申請是否在所述預算申請額度范圍內，若在，則與付款系統進行信息交互，由付款系統對所述報銷申請的報銷金額進行支付；若不在，則提交所述報銷申請進行審批，在審批通過后與付款系統進行信息交互；

所述付款系統用于對所述審批通過后的報銷申請的報銷金額進行支付。

一種基于上述系統的處理方法，該方法包括：

接收預算申請，并對所述預算申請進行審批，根據審批通過的預算申請進行差旅服務預定，并將該預算申請作為后續報銷的依據；

接收報銷申請，根據報銷申請匯總所發生的費用，判斷所述匯總費用是否在所述預算申請額度范圍內，若在，則對報銷申請的報銷金額進行自動支付；若不在，則提交報銷申請進行審批，審批通過后對報銷申請的報銷金額進行自動支付。

由上述本發明實施例提供的技術方案可以看出，本發明實施方式通過費用管理系統進行預算申請，并根據審批通過的預算申請額度進行差旅服務預定，并以該預算申請額度作為后續報銷的依據；根據提交的報銷申請對差旅過程中發生的費用匯總，并依據預算申請信息由付款系統自動完成對報銷費用的自動支付及自動生成歸檔的電子付款憑證，使用戶可以自助完成報銷過程。該自助報銷系統完成差旅過程中的費用管理及自助報銷處理，對涉及到的各種數據及票據電子件進行集中式管理，傳輸與分析，提高了企業的財務管理中的費用管理能力。

附圖說明

圖1為本發明實施例的系統各部分連接結構框圖；

圖2為本發明實施例的費用管理系統的各功能模塊示意圖；

圖3為本發明實施例的付款系統的各功能模塊的示意圖；

圖4為本發明實施例的各系統連接構成的企業平臺系統的結構示意圖；

圖5為本發明實施例的處理方法流程圖；

圖6為本發明實施例的費用管理系統處理流程圖；

圖7為本發明實施例的付款系統的處理流程圖；

圖8為本發明實施例的票據管理系統的各功能模塊示意圖；